Rekruttering, screening og ansættelsesprocedure

Filer

• Retningslinjer for foreslået sammensætning af screeningsudvalgsmedlemmer
• Ansøgerscreening - Screeningsudvalgets trin

1. Introduktion

Bestyrelsen har gennem sin politik for rekruttering, screening og ansættelse fastlagt kollegiets forventninger til en retfærdig og retfærdig rekrutterings- og ansættelsesproces. Bestyrelsen ønsker at sikre, at kollegiet rekrutterer på en måde, der giver en række kvalificerede ansøgere med forskellig baggrund til de ledige stillinger, der måtte være. Disse procedurer er tilvejebragt for at sikre, at kollegiets rekrutterings- og ansættelseshandlinger for fuldtidsansatte er i overensstemmelse med bestyrelsens politik, er ensartede i hele kollegiet og er i overensstemmelse med retningslinjer, vedtægter og regler for lige muligheder for beskæftigelse og positiv særbehandling. I det omfang det er muligt, kan proceduren anvendes til rekruttering og ansættelse af midlertidige fuldtids- og deltidsansatte.

2. Position åbninger

2.01 Forslag til nye stillinger                                                                                     

For at foreslå en ny stilling fremlægger det tilsynsførende kabinetsmedlem efter samråd med vicepræsidenten for menneskelige ressourcer og Executive Vice President og Provost/COO en anbefalet ny stilling, der skal tilføjes til kollegiets personaletabel, herunder finansiering, virknings- og startdatoer for stilling(erne), til præsidenten til gennemgang og godkendelse af kabinettet og godkendelse af bestyrelsen.

2.02 Besættelse af ledige eksisterende stillinger

For at besætte en ledig stilling foretager ansættelseschefen eller det tilsynsførende kabinetsmedlem en administrativ gennemgang for at fastslå, om stillingen skal bevares, omstruktureres eller fjernes, eller om minimums- eller foretrukne kvalifikationer for stillingen skal revideres i samråd med vicedirektøren. Præsident for Human Resources eller udpeget. Anmodninger om at opslå stillingen til annoncering indsendes til Office of Human Resources efter godkendelse af præsidenten. 

3. Ledige Opslag

3.01 Jobopslag

For at begynde rekrutteringsprocessen indsendes en udfyldt stillingsanalyseformular og den foreslåede stillingsopslag til udstationering til kontoret for menneskelige ressourcer. Alle stillinger er slået op på kollegiets hjemmeside, og eksterne opslag foretages i et udvalgt sæt rekrutteringssider. Stillinger skal være opslået minimum ti (10) arbejdsdage, før et tilbud kan udvides til enten en intern eller ekstern kandidat. Stillinger kan kun opslåes til interne kandidaters behandling eller opslået både internt og eksternt.

3.02 Specialiseret rekruttering

Under hvert trin i rekrutteringsprocessen og efter samråd med Vice President for Human Resources kan antallet af rekrutteringssteder øges for at tillade mere målrettet markedsføring i nationale og specialindustrielle publikationer for at give mulighed for de mest forskelligartede, retfærdige og inkluderende rekrutteringsstrategi mulig. Fra tid til anden kan kollegiet fremsætte en anbefaling om at benytte sig af et specialiseret søge- eller rekrutteringsfirma, med forbehold for gennemgang og godkendelse af præsidenten og bestyrelsen, når det er relevant.

4. Ansøgerscreening

4.01 Screeningsudvalg

Screeningsudvalget identificerer, interviewer og anbefaler kandidater til at komme videre i udvælgelsesprocessen. Medlemmer af screeningsudvalget udpeges af ansættelseschefen efter retningslinjer for sammensætning, efter samråd med vicepræsidenten for menneskelige ressourcer eller udpeget person og med præsidentens godkendelse. Medlemskabet af screeningsudvalget kan udvides eller revideres for at sikre et mangfoldigt, retfærdigt og inkluderende udvalg. Formanden for screeningsudvalget, som kan udpeges af ansættelseschefen eller bestemmes af udvalget, er talsmand for alle udvalgsaktiviteter; koordinator af udvalgsmøder og tidslinjer og arbejde; og kontakt til ansættelseschefen.

4.02 Instruktioner og Orientation

Alle medlemmer af screeningsudvalget modtager en orientering og instruktioner fra vicepræsidenten for menneskelige ressourcer eller udpeget på det første udvalgsmøde eller tidligere. Dette kan omfatte skriftlige instruktioner og forventninger til udvalget, herunder procedurerne for rekruttering, screening og ansættelse; implicit bias træning; fortrolighed; rettidigheden af ​​gennemgangsprocessen; evalueringsværktøjer og -kriterier; interviewformat, spørgsmål og retningslinjer; krav til registrering; og anbefalinger til referencetjek.

5. Interviews

5.01 Gennemgang af ansøgninger

Efterhånden som ansøgninger modtages, vil de blive gennemgået af screeningsudvalget eller, efter anmodning fra screeningsudvalget, af kontoret for menneskelige ressourcer for at sikre, at minimumskvalifikationer til stillingen opfyldes af ansøgeren. Hvis der er spørgsmål vedrørende opfyldelsen af ​​minimumskvalifikationerne, vil vicepræsidenten for Human Resources rådføre sig med den nærmeste leder for stillingen og det tilsynsførende kabinetsmedlem. Når det konstateres, at minimumskvalifikationerne ikke er opfyldt, tages ansøgningen ud af behandling. Ansøgninger fra de personer, der opfylder minimumskvalifikationer, vil blive gennemgået af screeningsudvalget.

5.02 Indledende samtaler

Screeningsudvalget vil anbefale et antal kvalificerede ansøgere at blive inviteret til en semifinalist- og/eller finalistsamtale ved at indsende listen over udvalgte ansøgere til Vice President for Human Resources og ansættelseschefen. Disse anbefalinger vil blive gennemgået med ansættelseschefen og det tilsynsførende kabinetsmedlem/præsident før samtaler planlægges. Ansættelseschefen og/eller præsidenten kan anmode om at tilføje en ansøger til listen over kandidater eller fjerne en ansøger fra listen for at blive interviewet. Disse foranstaltninger har til formål at sikre, at alle lovende kandidater, inklusive dem fra traditionelt underrepræsenterede grupper, tages i betragtning, og at semifinalist- og finalistkandidater opfylder acceptable standarder til fremtidig overvejelse. Screeningsudvalget kan foretage de indledende samtaler via telefon, videokonference eller personligt.

5.03 Finalistinterviews

Efter at udvalget har gennemført de indledende samtaler, vil det anbefale en liste over finalister ved at indsende listen til vicepræsidenten for menneskelige ressourcer, ansættelseschefen og det tilsynsførende kabinetsmedlem/præsident. Disse anbefalinger vil blive gennemgået af ansættelseschefen og det tilsynsførende kabinetsmedlem/præsident, før finalistinterviews planlægges. Ansættelseschefen og/eller præsidenten kan anmode om at tilføje en ansøger til listen over finalister eller fjerne en kandidat på dette stadium af de ovenfor beskrevne årsager. Finalistinterviews vil omfatte en mulighed for interaktion med udvalgsmedlemmer og kollegiets samfund. En heldags tidsplan med interviews, herunder et åbent forum med kollegiets samfund, møde med præsidentens eksekutivråd og/eller særligt udpegede afdelinger/personale, kan anbefales til stillinger på administrerende direktørniveau eller derover. Personer, der overvejes til fuldtidsstillinger ved fakultetet, vil også blive bedt om at gennemføre en undervisningsdemonstration som en del af interviewprocessen. 

6. Ansættelsesanbefalinger

Screeningsudvalget vil indsamle feedback og evaluering af finalister fra alle deltagere i interviewprocessen og udarbejde en liste over styrker og svagheder for hver finalist, uden hensyntagen til præferencerækkefølge, til overvejelse af ansættelseschefen, det tilsynsførende kabinetsmedlem og præsidenten. Kontoret for menneskelige ressourcer eller ansættelseschefen vil udføre et detaljeret fagligt referencetjek af kandidaterne baseret på listen over faglige referencer leveret af hver kandidat og andre identificeret af kollegiets personale, der udfører referencetjekket, som er i stand til at tale vidende om ansøgerens færdigheder , baggrund og evner.

7. Ansættelse

7.01 Bestyrelsens gennemgang og godkendelse

Informeret af feedback modtaget fra screeningsudvalget og kollegiets samfund og i samråd med det tilsynsførende kabinetsmedlem vil præsidenten anbefale en finalist til bestyrelsen til bestyrelsesgennemgang og godkendelse. Passende baggrundstjek/godkendelser vil blive gennemført, før en finalist anbefales til bestyrelsen.

7.02 Onboarding

Efter bestyrelsens gennemgang og godkendelse forventes kandidaten at udfylde New Hire-papirer på eller før hans/hendes startdato, som beskrevet i det betingede tilbudsbrev, og fremlægge anden understøttende dokumentation for medarbejderkartoteket. Ansættelseschefen vil være ansvarlig for at koordinere onboarding af medarbejderen. Kontoret for menneskelige ressourcer vil levere ressourcer og værktøjer til onboarding-information og anbefalinger til ansættelseschefen og afdelingen.

Godkendt: 14. juli 2020
Godkendt af: Skab
Kategori: Menneskelige ressourcer
Ansvarlig afdeling: Human Resources
Planlagt til gennemgang: juli 2023

Vend tilbage til Policies and Procedures