Procedure for fleksible arbejdsordninger

1. Oversigt

Formålet med denne procedure for fleksible arbejdsordninger er at sikre implementeringen af ​​politikken for fleksible arbejdsordninger på Hudson County Community College ("College"), hvilket tillader fleksibilitet på arbejdspladsen, hvilket giver medarbejdere, fuld- og deltid, mulighed for at balancere personlige og professionelle ansvar og håndtering af nødsituationer, som kollegiet kan stå over for fra tid til anden. Kollegiet kan efter eget skøn give medarbejderne muligheder for fleksible arbejdsordninger, for at inkludere fjernpendling og flextid i et sikkert, professionelt og produktivt arbejdsmiljø, som måtte være passende, eller som krævet ved lov.

Tilsynsførende kabinetsmedlemmer eller supervisorer med tilsynsførende kabinetsmedlems gennemgang og godkendelse kan implementere en alternativ arbejdsplan for deres enhed, der opfylder forretnings- og medarbejderbehov og understøtter kollegiets mission, vision og værdier. Fleksible arbejdsordninger for enheden kan omfatte fjernarbejde, komprimeret ugeplan, alternativ tidsplan, hybridplan eller flextid. Supervisoren kan etablere retningslinjer og bedste praksis for enheden for at understøtte en alternativ eller hybrid arbejdsplan. Tidsplanen kan vurderes fra tid til anden for at sikre den fortsatte støtte til kollegiets mission, vision og værdier.

2. Anmodninger

Medarbejdere kan anmode om en fleksibel arbejdsordning, såsom fjernarbejde, hvor det er muligt, en alternativ tidsplan, en komprimeret arbejdsuge, hybridplan eller flekstid. Omstændigheder, der opstår, som ikke med rimelighed er forudsigelige og ikke kan planlægges på forhånd, er beskrevet i den proces, der er beskrevet i Sektion 3 under. Når det er muligt, bør sådanne anmodninger dog planlægges i overensstemmelse med den proces, der er beskrevet i Sektion 4. Se diagrammet i bilag A. Medarbejderen eller supervisoren kan rådføre sig med Office of Human Resources om arten, varigheden og ordningerne, der søges. Bevilgede anmodninger om fleksibel ordning vil blive revurderet periodisk, senest seks (6) måneder efter implementeringen af ​​den aftalte ordning. Beslutninger om anmodninger om fleksibel arbejdsordning og imødekomne anmodninger forbliver efter kollegiets endelige skøn og kan til enhver tid opsiges med, når det er muligt, rimeligt varsel til medarbejderen og i overensstemmelse med gældende love.

Appendiks A

3. Uplanlagt 

En medarbejder kan anmode om alternative arbejdsordninger ved at kontakte sin leder med så meget varsel som muligt. Hvis arbejdslederen godkender dette, kan der rekvireres dokumentation fra medarbejderen. Uplanlagte arbejdsordninger er midlertidige og afsluttes, så snart omstændighederne tillader en tilbagevenden til almindelige arbejdsordninger.

4. Planlagt

I det omfang omstændighederne med rimelighed er forudsigelige, kan en medarbejder selvstændigt anmode om fleksible arbejdsordninger ved at kontakte sin leder og skitsere de ønskede vilkår for alternative arbejdsordninger. Efter aftale mellem medarbejder og arbejdsleder udfyldes en Anmodningsformular for medarbejders fleksible arbejdsordninger, og eventuel understøttende dokumentation, skal indsendes til det tilsynsførende kabinetsmedlem. Medarbejderne vil blive underrettet om beslutningen af ​​det tilsynsførende kabinetsmedlem eller af den tilsynsførende direkte.

5. Fjernarbejdsordninger

5.1 I tilfælde af en imødekommet anmodning om fleksible arbejdsordninger, der omfatter fjernarbejde, forventes medarbejderen at træffe passende foranstaltninger for at sikre fortroligheden og beskyttelsen af ​​proprietære oplysninger om college, medarbejdere eller studerende. Sikkerhedsforanstaltninger kan omfatte brug af aflåste arkivskabe og skriveborde, regelmæssig vedligeholdelse af adgangskoder og andre foranstaltninger, der er passende for stillingen, dens pligter og ansvar, eller som anbefalet af Information Technology Services (ITS).

5.2 Alt udstyr, der leveres af kollegiet til fjernarbejde, forbliver kollegiets ejendom og vil blive vedligeholdt af kollegiet. Udstyr leveret af kollegiet må kun bruges til forretningsformål. Medarbejdere må ikke installere software eller hardware, der forhindrer ITS i at vedligeholde eller overvåge udstyret. Kollegiet påtager sig intet ansvar for skader eller reparationer på medarbejder-ejet udstyr. I tilfælde af adskillelse fra ansættelsen skal al kollegiets ejendom returneres til kollegiet, medmindre andet er aftalt.

5.3 Medarbejderen skal etablere et passende arbejdsmiljø i sit hjem til arbejdsformål. Kollegiet vil ikke være ansvarlig for eventuelle omkostninger forbundet med ikke-højskole ejet ejendom i fjerntliggende arbejdsmiljøer, herunder, men ikke begrænset til, opsætningen af ​​medarbejderens hjemmekontor, ombygning, møbler, belysning, reparationer eller eventuelle ændringer af hjemmekontoret. Medarbejderen vil acceptere at have en bæredygtig internet- og telefonforbindelse. Kollegiet yder eller refunderer ikke omkostninger i forbindelse med internet/telefonbrug.

5.4 Medarbejderen skal vedligeholde sit fjernarbejdsområde på en sikker måde, fri for sikkerhedsrisici. Skader, som medarbejderen pådrager sig på et hjemmekontor og i forbindelse med hans eller hendes almindelige arbejdsopgaver, er omfattet af kollegiets arbejdsskadepolitik, alt efter hvad der er relevant. Medarbejderen er ansvarlig for at underrette kollegiet om sådanne skader så hurtigt som muligt. Medarbejderen er ansvarlig for eventuelle skader, som besøgende pådrager sig på hans eller hendes hjemmearbejdsplads.

5.5 En medarbejder, der ikke er fritaget for overarbejde i henhold til Fair Labor Standards Act, og alle gældende statslige og føderale love og regler, skal være forpligtet til nøjagtigt at registrere alle arbejdstimer. Arbejdstimer, der er mere end planlagt pr. dag og pr. arbejdsuge, kræver forhåndsgodkendelse fra supervisor. Manglende overholdelse af dette krav kan medføre øjeblikkelig opsigelse af arrangementet.

5.6 Anmodninger om fleksible arbejdsordninger, der omfatter fjernarbejde, kan ikke imødekommes for alle stillinger eller medarbejdere. Sådanne anmodninger vil blive vurderet fra sag til sag. Arbejdslederen kan undersøge, om medarbejderens primære jobfunktioner effektivt kan udføres på afstand. Vejlederen kan rådføre sig med Office of Human Resources til dette formål.

5.7 De, der får en fjernarbejdsordning, skal være underlagt de samme forventninger, ansvar og præstationsstandarder for deres stilling, som var på plads før fjernarrangementet. Supervisorer og medarbejdere bør tydeligt kommunikere forventninger til arbejdsopgaver, deltage i regelmæssige møder og angive andre parametre, der er relevante for at understøtte et fjernarrangement. 

5.8 Medarbejderen skal være tilgængelig i den planlagte arbejdstid og være lydhør over for kolleger og supervisor, mens han arbejder eksternt. Medarbejderen indvilliger endvidere i aktivt at varetage stillingsansvar i hele den planlagte arbejdstid og accepterer at være tilgængelig via e-mail, videokonference eller nødtelefonnummer, som medarbejderen har opgivet til brug i dette tidsrum.

6. Vurdering

Vicepræsidenten for menneskelige ressourcer eller udpeget vil gennemgå implementeringen af ​​proceduren regelmæssigt for at sikre, at denne procedure udføres på en retfærdig, konsistent og retfærdig måde i overensstemmelse med kollegiets mission, vision og værdier.

Fællesskabsaftale for universitetshybride og virtuelle møder

Godkendt af: Skab
Godkendelsesdato: januar 2022; november 2023
Planlagt til gennemgang: november 2025
Kategori: Menneskelige ressourcer
Ansvarlig afdeling: Human Resources

Vend tilbage til Policies and Procedures