Politik for indkøb

FORMÅL

Formålet med denne indkøbspolitik er at angive de procedurer, der skal følges, så indkøb af varer og tjenester overholder gældende love.

POLITIK

Indkøb af varer og tjenesteydelser er underlagt forskellige love. Kollegiet og dets bestyrelse (“Bestyrelsen”) er forpligtet til at overholde alle love for effektivt og effektivt at købe nødvendige varer og tjenester. Det er Hudson County Community Colleges politik at indkøbe alle varer og tjenester i overensstemmelse med gældende love, herunder New Jersey's County College Contracts Law, NJSA 18A:64A-25.1, et seq.

Bestyrelsen delegerer til formanden ansvaret for at udvikle procedurer og et system med interne kontroller for indkøb. Økonomikontoret vil være ansvarlig for at implementere politikken.

Godkendelsesmatrix

Godkendt: Januar 2022
Godkendt af: Bestyrelsen
Kategori: Indkøb
Underkategori: Indkøb
Planlagt til gennemgang: juni 2024
Ansvarlige kontor(er): Økonomi

HCCC PEC-møde - august 2022

Procedurer

I. INTRODUKTION

Formålet med Procedure for Procurement er at opstille de grundlæggende retningslinjer for alle indkøb af varer og tjenesteydelser, der overholder gældende love.

1. Køber mindre end 20 % af kollegiets budtærskel
   1. I henhold til NJSA 18A:64A-25.19 kan tildelinger af køb, kontrakter eller aftaler anslået til at være mindre end tyve procent (20 %) af kollegiets nuværende budtærskel ($8,320 pr. 1. juli 2023) tildeles efter anmodning fra én tilbud eller forslag.
      2. Der kræves et virksomhedsregistreringscertifikat fra leverandører, når købet overstiger 15 % af kollegiets budtærskel ($6,240 pr. 1. juli 2023), og tjenesterne udføres i New Jersey. NJSA 52:32-44, et seq.
      3. Godkendelse af kontor-/enhedschef og/eller afdelingsvicepræsident er påkrævet for indkøbsrekvisition.
2. Mellem 20 % af kollegiets budtærskel og $17,499
   1. I henhold til NJSA 18A:64A-25.19 skal der indhentes mindst to (2) tilbud, når det er praktisk muligt, forud for tildelingen af ​​købet. Kontrakttildelingen vil ske på grundlag af det laveste modtagne ansvarlige tilbud, som er mest fordelagtigt for kollegiet, pris og andre faktorer, der tages i betragtning. Hvis tildelingen ikke gives til den sælger, der giver det laveste tilbud, skal en redegørelse for begrundelsen for dette arkiveres med et sådant køb. Per College praksis skal der indhentes tre (3) tilbud, hvis det er praktisk muligt.
      
      1. Når der kræves flere tilbud, er det enkelte kontor/enhed ansvarlig for at indhente flere tilbud. Kontoret for indkøb vil samarbejde med kontoret/enheden for at hjælpe med at lokalisere potentielle alternative leverandører, når det er nødvendigt.
   2. Yderligere undtagelser fra processen med flere tilbud omfatter brug af statskontrakter (NJSA 18A:64A-25.9), fælles indkøb med andre amtskollegier, kommuner eller amter, inden for hvilke amtskollegiet er beliggende, højere læreanstalter eller andre regeringsenheder i henhold til til Local Public Contracts Law (NJSA 18A:64A-25.10), samarbejdsbaserede prissystemer etableret i henhold til lovene i New Jersey (NJSA 18A:64A-25.11a (a)), og nationalt anerkendte og accepterede kooperative indkøbsaftaler (NJSA 18A) :64A-25.11a (b)).
   3. Faktorer, der kan tages i betragtning ved tildeling til de ikke-laveste tilbud omfatter, men er ikke begrænset til:
      
      1. Tidligere erfaring (herunder tidligere erfaring med HCCC)
      2. Referencer
      3. Placering (så længe leverandørens fysiske nærhed er nødvendig for et effektivt og økonomisk køb eller udførelse af kontrakten)
   4. Godkendelse af kontor-/enhedschef og/eller afdelingsvicepræsident er påkrævet for indkøbsrekvisition.
3. Mellem $17,500 og kollegiets budtærskel – retfærdig og åben proces
   1. I stedet for indhentning af flere tilbud i henhold til NJSA 18A:64A-25.19 kan kollegiet bruge en fair og åben proces til køb mellem $17,500 og kollegiets budtærskel. Dette indebærer, at der sendes en anmodning om forslag (RFP) på kollegiets hjemmeside i mindst ti (10) dage. Kontrakten kan tildeles baseret på det laveste modtagne ansvarlige responsive forslag, som er mest fordelagtigt for kollegiet, pris og andre faktorer, der tages i betragtning. Hvis tildelingen ikke gives til den sælger, der giver det laveste tilbud, skal en redegørelse for begrundelsen for dette arkiveres med et sådant køb.
   2. En Business Entity Disclosure Certification (BEDC) er ikke påkrævet, når en fair og åben proces bruges ved at offentliggøre RFP'en på kollegiets hjemmeside.
   3. Yderligere undtagelser fra processen med flere tilbud omfatter brug af statskontrakter (NJSA 18A:64A-25.9), fælles indkøb med andre amtskollegier, kommuner eller amter, inden for hvilke amtskollegiet er beliggende, højere læreanstalter eller andre regeringsenheder i henhold til til Local Public Contracts Law (NJSA 18A:64A-25.10), samarbejdsbaserede prissystemer etableret i henhold til lovene i New Jersey (NJSA 18A:64A-25.11a (a)), og nationalt anerkendte og accepterede kooperative indkøbsaftaler (NJSA 18A) :64A-25.11a (b)).
   4. Kontor-/enhedschef, afdelingsvicepræsident, finansdirektør eller designees godkendelse er påkrævet for indkøbsrekvisition.
4. Mellem $17,500 og kollegiets budtærskel – ikke-fair og åben proces
   1. I henhold til NJSA 18A:64A-25.19 skal der indhentes mindst to (2) tilbud, når det er praktisk muligt, forud for tildelingen af ​​købet. Kontrakttildelingen vil ske på grundlag af det laveste modtagne ansvarlige tilbud, som er mest fordelagtigt for kollegiet, pris og andre faktorer, der tages i betragtning. Hvis tildelingen ikke gives til den sælger, der giver det laveste tilbud, skal en redegørelse for begrundelsen for dette arkiveres med et sådant køb. Per College praksis skal der indhentes tre (3) tilbud, når det er praktisk muligt.
   2. En Business Entity Disclosure Certification (BEDC) er påkrævet for at tildele en kontrakt til leverandører, når en ikke-fair og åben proces følges. Kollegaen og Bonfire kontraktstyringssystemerne vil gemme alle BEDC'er.
   3. En bestyrelsesbeslutning om tildeling er påkrævet for alle køb under kollegiets tilbudstærskel, medmindre der er en bestyrelsesbeslutning, der godkender bemyndigelse til, at ordregiveren kan tildele kontrakter op til tilbudstærsklen. Direktøren for kontrakter og indkøb har fået bemyndigelse til at tildele kontrakter til budgrænsen ($41,600 pr. 1. juli 2023). NJSA 18A:64A-25.3 (se yderligere forklaring nedenfor).
   4. Undtagelser for kravet om at indhente flere tilbud er de samme som ovenfor.
   5. Kontor-/enhedschef, afdelingsvicepræsident, finansdirektør eller designees godkendelse er påkrævet for indkøbsrekvisition.
5. Køb mindre end kollegiets budtærskel - beslutning om bemyndigelse til direktøren for kontrakter og indkøb til at tildele kontrakter under budtærsklen
   1. I henhold til NJSA 18A:64A-25.3 kan køb, kontrakter eller aftaler om udførelse af ethvert arbejde eller indretning eller leje af materialer eller forsyninger, hvis omkostninger eller pris ikke overstiger et kollegiums budtærskel, foretages, forhandles og tildeles af en ordregiver, når det er bemyndiget hertil ved bestyrelsesbeslutning, uden offentlig annoncering for bud og bud derfor. Direktøren for kontrakter og indkøb skal følge procedurerne i amtskollegiets kontraktlovgivning ved tildeling af kontrakter. Per College praksis skal der indhentes tre (3) tilbud, når det er praktisk muligt.
   2. Der skal indhentes flere tilbud, medmindre der findes en undtagelse. Undtagelserne for indhentning af tilbud er de samme som ovenfor.
   3. Der kræves godkendelse fra bestyrelsen og direktøren for kontrakter og indkøb for at rekvirere indkøb.
6. Køb svarende til eller over budtærsklen
   1. Genstande med en værdi, der er større end kollegiets budtærskel, skal annonceres offentligt og bydes, medmindre de er undtaget i henhold til 18A:64A-25.5 eller anden lovgivning, og de skal være i overensstemmelse med Play-to-Play-politik 6.4. Direktøren for kontrakter og indkøb udarbejder tilbudsspecifikationer eller en anmodning om forslag, alt efter hvad der er relevant, med direktøren for afdelingen og/eller CFO eller udpeget. Budfritaget indkøb (undtagen professionelle tjenester) kræver stadig indhentning af flere tilbud i henhold til NJSA 18A:64A-25.5.
   2. Listen over undtagelser fra offentlige bud findes i NJSA 18A:64A-25.5. og inkludere følgende:
      1. Professionelle tjenester;
      2. Ekstraordinære Uspecificerbare Tjenester (“EUS”) og produkter, der ikke med rimelighed kan beskrives ved skriftlige specifikationer, dog underlagt procedurer i overensstemmelse med offentligt udbud, når det er muligt;
      3. Materialer eller forsyninger, der ikke er tilgængelige fra mere end én leverandør, herunder, uden begrænsning, materialer eller forsyninger, der er patenteret eller ophavsretligt beskyttet;
      4. Arbejde udført af HCCC-ansatte;
      5. Udskrivning af juridiske meddelelser og dokumenter anvendt i retssager;
      6. Lærebøger, biblioteksmaterialer og specialiserede bibliotekstjenester;
      7. Fødevareforsyninger og -tjenester, herunder fødevareforsyninger og ledelseskontrakter for studentercentre, spisestuer og cafeterier;
      8. Tjenester udført af en offentlig forsyningsvirksomhed, der er underlagt jurisdiktionen af ​​Board of Public Utilities (BPU), i overensstemmelse med tariffer og takster godkendt af BPU;
      9. Udstyrsreparationsservice, hvis det har karakter af en EUS, inklusive nødvendige dele;
      10. Specialiseret maskineri eller udstyr af teknisk art, som ikke med rimelighed vil tillade udarbejdelse af specifikationer og indkøb heraf uden reklame i offentlighedens interesse;
      11. Forsikring, herunder dækning og konsulentydelser, som skal anskaffes i overensstemmelse med kravene til et EUS;
      12. Udgivelse af juridiske meddelelser i aviser, som krævet ved lov;
      13. Anskaffelse af artefakter eller andre genstande af unik iboende, kunstnerisk eller historisk karakter;
      14. Indsamling af skyldige beløb på studielån, herunder uden begrænsning føderale studielån;
      15. Professionel konsulentvirksomhed;
      16. Underholdning, herunder uden begrænsning teatralske præsentationer, band og andre koncerter, film og andre audiovisuelle produktioner;
      17. Kontrakter, der bruger midler, der er skabt af gebyrer for studerendes aktiviteter opkrævet eller opkrævet af studerende, ikke under direkte kontrol af kollegiet og forbrugt af studenterorganisationer;
      18. Trykning, herunder uden begrænsninger, kataloger, årbøger og kursusmeddelelser;
      19. Levering af varer eller tjenester til brug, support eller vedligeholdelse af proprietær computerhardware, perifert software og systemudvikling til hardwaren;
      20. Personalerekruttering og -annoncering, herunder uden begrænsning annoncering, der søger studerendes tilmelding;
      21. Uddannelsesmateriale, bøger, tøj osv. købt af en county college boghandel eller af et service- eller administrationsselskab under kontrakt med en county college om at drive en county college boghandel;
      22. Køb eller leje af eksamenskasketter og -kjoler og prisbeviser eller plaketter;
      23. Udgifter til rejser eller konferencer;
      24. Varer tilgængelige fra leverandører til omkostninger under statens kontraktpriser for det samme produkt eller den samme service, som opfylder eller overstiger statens kontraktvilkår eller -betingelser;
      25. Køb foretaget eller indgået med USA, staten New Jersey, et amt eller en kommune eller enhver bestyrelse, organ eller embedsmand, agentur eller myndighed eller enhver anden stat eller underafdeling deraf.
   3. Yderligere undtagelser fra offentlige udbud omfatter brugen af ​​statskontrakter (NJSA 18A:64A-25.9), fælles indkøb med andre amtskollegier, kommuner eller amter, inden for hvilke amtskollegiet er beliggende, højere læreanstalter eller andre regeringsenheder i henhold til lov om lokale offentlige kontrakter (NJSA 18A:64A-25.10),
      samarbejdsbaserede prissystemer etableret i henhold til lovene i New Jersey (NJSA 18A:64A-25.11a (a)), og nationalt anerkendte og accepterede kooperative indkøbsaftaler (NJSA 18A:64A-25.11a (b)).
   4. En retfærdig og åben proces for udbudsfritaget indkøb bør overvejes for at undgå behovet for at opnå et certifikat for virksomhedsenhed.
   5. Tredjeparter, der skriver eller hjælper med udarbejdelsen af ​​tilbudsspecifikationerne eller anmodningen om forslag, er ikke berettigede til at byde eller indsende et forslag til den samme kontrakt.
   6. Tildeling af kontrakt fra offentligheden, der kræver offentlig annoncering af tilbud, tildeles af bestyrelsen til den laveste ansvarlige bydende. NJSA 18A:64A-25.19.
   7. Professionelle tjenester:
      1. I henhold til NJSA 18A:64A-25.5 (a) (1) er kontrakter, hvis genstand består af professionelle tjenesteydelser, undtaget fra offentlige udbud.
      2. I henhold til NJSA 18A:64A-25.19 kræves der ikke flere tilbud for professionelle servicekontrakter.
      3. En BEDC er ikke påkrævet, hvis en fair og åben proces bruges til at indkøbe en professionel servicekontrakt.
      4. Professionelle tjenester defineres som "ydelser, der ydes eller udføres af en person, der er autoriseret ved lov til at udøve et anerkendt erhverv, og hvis praksis er reguleret ved lov, og udførelsen af ​​hvilke tjenester kræver viden af ​​en avanceret type inden for et læringsområde erhvervet ved en længere formel forløb med specialiseret undervisning og studier til forskel fra almindelig akademisk undervisning, læreplads eller uddannelse. Professionelle ydelser betyder også ydelser ydet ved udførelse af arbejde, der er originalt og kreativt i et anerkendt felt af kunstnerisk bestræbelse."
   8. Nødkøb:
      1. I overensstemmelse med NJSA 18A:64A-25.6 kan ethvert køb foretages, forhandles eller tildeles af kollegiet uden offentlig reklame for bud, når en nødsituation, der påvirker sundheden, sikkerheden eller velfærden for beboerne på kollegiets ejendom kræver øjeblikkelig levering af materialerne eller forsyninger eller udførelsen af ​​arbejdet.
      2. En skriftlig rekvisition for købet fra den medarbejder, der er ansvarlig for den bygning, facilitet eller udstyr, hvor nødsituationen indtraf, skal indgives til direktøren for kontrakter og indkøb, som beskriver nødsituationens art, tidspunktet for dens indtræden og behov for at påberåbe sig undtagelsen til nødkøb. Præsidenten og direktøren for kontrahering og indkøb er bemyndiget til at tildele en kontrakt om købet, hvis direktøren er overbevist om, at nødsituationen er til stede.
      3. Ved levering af arbejdet, materialer eller forsyninger er entreprenøren berettiget til at blive betalt derfor, og kollegiet er forpligtet til
      4. Flere tilbud er ikke påkrævet for nødkøb.
   9. Kontor-/enhedschef, afdelingsvicepræsident, finansdirektør eller designees godkendelse er påkrævet for indkøbsrekvisition.
7. Udførelse af kontrakter
   1. Alle kontrakter skal fremsendes til direktør for kontrakter og indkøb til gennemgang i samarbejde med kollegiets juridiske rådgiver. Kontrakterne gennemgås derefter af CFO og sendes til præsidenten eller dennes udpegede til underskrift.
   2. Kontor-/enhedschefer er ikke autoriseret til at udføre
   3. Direktøren for kontrakter og indkøb kan udføre kontrakter, der hører under direktørens bemyndigelse udstedt af bestyrelsen (kontrakter under tilbudstærsklen).
   4. Præsident, finansdirektør og/eller direktør for kontrakter og indkøb er påkrævet for indkøbsrekvisition.
8. Computerudstyr – hardware og software
   1. CIO'en vil arbejde sammen med direktøren for kontrakter og indkøb for at erhverve alle anmodninger om ITS-udstyr til kollegiet.
   2. En udrustningsformular skal udfyldes og godkendes af alle parter. Efter godkendelse af begrundelsesformularen skal afdelingen udfylde en rekvisition.
   3. Indkøbsordren udstedes efter godkendelse af rekvisitionen og sendes til leverandøren.
   4. IT-afdelingen vil modtage, konfigurere og installere udstyret.
   5. Divisional Vice President, CFO, CIO og/eller Director of Contracts and Procurement-godkendelse er påkrævet for indkøbsrekvisition.
9. Leverandørmangfoldighed
   1. Annoncering for bud og anmodning om forslag ("RFP")
      1. Indkøbsafdelingen annoncerer bud og anmodninger om forslag på kollegiets hjemmeside for alle lokale og forskelligartede virksomheder til messen og åben budgivning
      2. Købsalarmer Kvindeejede virksomheder (WBE), Minoritetsejede virksomheder (MBE), Veteran-ejede virksomheder (VBE eller VOSB), virksomheder ejet af økonomisk dårligt stillede personer (DBE) og virksomheder ejet af LGBT-individer (LGBTBE), når bud er tilgængelig for at sikre forskellige indsendelser.
      3. Gennemgå bud for at sikre, at specifikationer for mennesker med handicap overholdes.
      4. Undersøg, om indsendte leverandører gælder for en leverandørdiversitetsgruppe.
   2. Diversity Group Engagement
      1. Prioriterer forskellige leverandører verificeret af statskontrakter og kooperativer.
      2. Direktør eller kontrakter og indkøb er involveret i mange mangfoldighedsgrupper såvel som fælles indkøbsgrupper for at indhente information om forskellige virksomheder af forskellig etnicitet for at diversificere købekraften.
      3. Fortsæt medlemskabet af New York/New Jersey Minority Supplier Diversity Council, som leverer lister over certificerede minoritetsleverandører.
      4. Leverandører mødtes ved at deltage i forskellige konferencer, seminarer og workshops, der fokuserer på leverandørdiversitet, i samarbejde med Diversity Equity and Inclusion-afdelingen, Hudson County, Jersey City og State Diversity-organisationer.

Vend tilbage til Policies and Procedures