Regnskab - Debitorprocedure

 

I. Indledning

Tilgodehavender er et betydeligt aktiv for Hudson County Community College. Kollegiets tilgodehavender skal forvaltes for at sikre en effektiv og effektiv inddrivelse af al gæld til kollegiet. Denne procedure gælder for alle studerende på kollegiet.

II. Definition

Debitorer: Enhver monetær forpligtelse, der hidrører fra en forbrugertransaktion. Tilgodehavender er resultatet af forskellige typer finansielle transaktioner, herunder, men ikke begrænset til, studerendes undervisning, gebyrer, åbne tilmeldingskurser for efteruddannelse samt salg af varer og tjenester.

Debitorkorrektion: En debitorkorrektion opstår, når en ændring i mængden af ​​tilgodehavender på en konto er blevet annulleret eller reguleret, fordi kollegiet ikke er berettiget til at opkræve pengene.

Administrative afskrivninger: Studerendes tilgodehavender, som er afgjort af kollegiet, når en studerende anfægter gælden på grund af uforudsete omstændigheder, og klagen godkendes af Udtrædelsesudvalget for Særlige Forhold.

Gæld: Ethvert dollarbeløb, som kollegiet skylder, inklusive, men ikke begrænset til, undervisning, gebyrer, lån og salg af varer og tjenester.

Debitor: En enkeltperson, virksomhed, non-profit organisation eller enhver anden offentlig eller privat enhed, herunder statslige, lokale eller føderale regeringer, der er ansvarlig for en gæld, eller mod hvem der er et krav om en gæld.

Begrænsninger: Begrænsninger for nuværende eller fremtidige aktiviteter for studerende, fakulteter og medarbejdere pålagt af kollegiet.

Studerende: En person, hvis ansøgning om optagelse er blevet behandlet og godkendt af College Admissions Office. En studerende inkluderer enhver person, der tilmelder sig ethvert kredit- eller ikke-kreditkursus, der tilbydes af kollegiet.

III. Håndtering af tilgodehavender

Kollegiet fastsætter en forfaldsdato for undervisningen for hvert semester. De studerende, der ikke har indgået en udskudt betalingsplan, betalt fuldt ud inden den fastsatte dato, eller som ikke er blevet godkendt af kontoret for Financial Aid, risikerer at blive afmeldt deres klasser. Kollegiet vil droppe studerende fra indskrivning på grund af manglende betaling af undervisning. Datoerne for at droppe studerende bestemmes af Office of Enrollment Services. 

Kollegiet har skriftlige politikker og procedurer for styring af debitorprocessen for nedenstående kategorier:

      1. Subpart A. Undervisning og gebyrer
      2. Subpart B. Etablering af tilgodehavender
      3. Subpart C. Betalingsmuligheder
      4. Subpart D. Betalingspolitik
      5. Subpart E. Fakturering
      6. Subpart F. Samlinger
      7. Subpart G. Administrative afskrivninger
      8. Subpart H. Krav til placering af tilbageholdelser på elevjournaler
      9. Subpart I. Tilbagebetalinger
      10. Subpart J. Formular 1098-T, Undervisningserklæring
      11. Subpart K. Studiesygesikring

Subpart A. Undervisning og gebyrer

Standard undervisningssatser og gebyrer er underlagt bestyrelsens godkendelse hvert akademisk år. Andre kursusrelaterede gebyrer er også underlagt bestyrelsens godkendelse i løbet af det akademiske år.  
De tre typer af undervisningssatser inkluderer:

            1. Beboere i Hudson County
            2. Udenlandske beboere
            3. Udenlandske og internationale beboere

Subpart B. Etablering af tilgodehavender

Det er kollegiets ansvar at fastlægge vilkår og betingelser for betaling på det tidspunkt, hvor en konto oprettes. Gælden skal vedkendes af eleven eller anden debitor ved kontooprettelse. Bekræftelsen skal være skriftlig, eller ved fuldførelse af den automatiserede registreringsproces, der angiver, at debitor har accepteret betingelserne for betalingsforpligtelser.
Tilgodehavendeforpligtelsen skal indføres i Ellucian Colleague-systemet (eleverreskontro) på det tidspunkt, hvor kontoen første gang oprettes.

Subpart C. Betalingsmuligheder

1. Betalingsmetoder

Kollegiet accepterer personlige checks, kassechecks og postanvisninger til betaling. Kreditkort (MasterCard, VISA, Discover og American Express) betalinger accepteres også.  

Betalinger kan foretages gennem kollegiet ved hjælp af vores Liberty Link-platform (online via følgende link: https://libertylink.hccc.edu/Student > Studiefinansiering > Foretag en betaling), over telefonen og personligt. Kontant betaling skal ske i amerikanske dollars. For at sikre korrekt bogføring opfordres det til, at alle betalinger inkluderer elevens navn og ID# på alle checks eller postanvisninger.
 
Alle betalinger og korrespondance sendt af United State Postal Service skal sendes til nedenstående adresse. Betalinger påføres studerendes tilgodehavender inden for 24 timer efter modtagelsen.
 
Hudson County Community College
Attn: Studenterkonti/Bursar Office
70 Sip Avenue, 1. sal
Jersey City, NJ 07306

Månedlig betalingsplan
En udskudt betalingsplan er tilgængelig for studerende, der er tilmeldt efterårs- og forårssemestre, for at hjælpe med betaling af undervisning og gebyrer og for at sikre klasser for semestret. Der er et $25 (ikke-refunderbart) udskudt betalingsgebyr pr. semester for at dække omkostningerne ved at administrere dette program. Studerende kan arrangere udskudte betalingsplaner gennem College Liberty Link-platformen (online via følgende link: https://libertylink.hccc.edu/Student > Studiefinansiering > Foretag en betaling > Opret betalingsplan ), over telefonen og personligt. Studerende skal være forberedt på at foretage deres første betaling, før betalingsplanen bliver aktiv. Der er ingen betalingsplaner tilgængelige for sommervilkår, vintersessioner eller for forfaldne saldi. Efter at en studerende har tilmeldt sig en betalingsplan og foretaget deres første betaling, bliver de ikke afmeldt fra deres klasser for det pågældende semester.

Financial Aid
Studerende kan vælge at ansøge om økonomisk støtte til at hjælpe med betaling af deres undervisning og gebyrer. Kontoret for Financial Aid bestemmer berettigelsen til forskellige former for finansiel støtte og den faktiske udbetaling af de fleste midler, der administreres af kontoret. Hvis en studerendes økonomiske støttetildelinger endnu ikke er afsluttet, og/eller er tilbageført af en eller anden grund, er den studerende stadig ansvarlig for betaling af restbeløbet af skyldig undervisning og gebyrer. Hvis studerende har spørgsmål vedrørende økonomisk støtte, herunder lån, skal de kontakte kontoret for Financial Aid direkte.

Subpart D. Betalingspolitik

Studerende med ubetalte tilgodehavender, som ikke har truffet tilfredsstillende aftaler med Studenterkonti/Bursarkontoret om at betale tilgodehavendet, eller som ikke har tildelt økonomisk støtte inden for hver semesters frist, kan afmeldes fra undervisningen. Betalingsfrister fremgår af tilmeldings- og regningsopgørelser, og kan findes elektronisk på https://myhudson.hccc.edu, og kl https://www.hccc.edu/tuition. 
 
Ved eksamen eller anden tilbagetrækning fra kollegiet er de studerende ansvarlige for omgående betaling af enhver udestående saldo, som kollegiet skylder. Hvis betaling ikke foretages, vil kontoen blive sendt til et af inkassobureauerne, der betjener kollegiet. 

Subpart E. Fakturering

Studerende kan se deres konti online; og papirfakturaer udstedes månedligt.
Kollegiet sender en ensartet udskrevet faktura til debitor mindst 30 dage før henvisning til et eventuelt inkassobureau. 

For misligholdte konti vil kollegiet sende en uniformeret printet faktura til debitor mindst 30 dage før indsendelse af kontoen til et inkassobureau.

Subpart F. Samlinger

Uafklarede forfaldne konti på over $500 skal sendes til et af inkassobureauerne, Allied Account Services eller Transworld Systems, opdelt i alfabetisk rækkefølge. Ældrede saldi skal noteres i det ellusiske system med angivelse af, hvilket inkassobureau gælden sendes til. Studerende med skyldig gæld vil have registrator- og registreringsbegrænsninger, indtil gælden er betalt fuldt ud. 

Efter at have fremlagt tilstrækkelig bekræftende dokumentation til kollegiet, kan elevgæld, der er frigivet under konkurs, afskrives af kollegiet, og inkassobehandlingen vil ophøre.

Subpart G. Administrative afskrivninger

Studerende, der oplever uforudsete omstændigheder, kan anmode om karakterændringer og/eller justeringer af undervisningsafgiften ved at udfylde en anmodning om særlige omstændigheder for tilbagetrækning. Udfyldte anmodninger gennemgås hver anden uge af et udvalg bestående af direktøren for Student Accounts/Bursar, Vice President for Student Affairs and Enrollment, Associate Dean of Financial Aid og associeret dekan for Center for studerende og akademisk succes. Hvis der godkendes til justering af undervisningen, skal der foretages en administrativ afskrivning for den/de anmodede klasser.

Subpart H. Krav til placering af tilbageholdelser på elevjournaler

Studerende, der har saldi på deres konti, skal nægtes adgang til at modtage registratorregistreringer. Derudover har studerende med saldi på deres studiekonto over $500 ikke tilladelse til at registrere sig for fremtidige akademiske vilkår.  

Studerende, hvis konti sendes til samlinger, skal have en registrator og registreringsspærring på deres konti, indtil saldoen er betalt fuldt ud.

Returnerede checks 

Et gebyr på $25 vil blive vurderet til studerende for hver returneret check, som den studerende udsteder til kollegiet. Endvidere skal studerende, hvis checks er blevet returneret, have begrænsninger på deres konti, der forhindrer disse studerende i at betale kollegiet med checks i fremtiden.

Subpart I. Tilbagebetalinger

Student Accounts/Bursar Office behandler studerende refusioner ugentligt. Refusioner, der er genereret fra kreditkortbetalinger, krediteres tilbage til det kreditkort, der blev brugt til betalingen. Financial Aid tilbagebetalinger genereres i form af postchecks og e-checks. Alle checks behandles af Kreditorafdelingen.

Subpart J. Formular 1098-T, Undervisningserklæring

Hver januar udarbejder Student Accounts/Bursar Office Form 1098-T, Tuition Tax Statements for studerende. Studerende med manglende cpr-numre skal sendes med post og e-mail med meddelelser om at indsende disse oplysninger til Student Accounts/Bursar Office to gange om året.

Subpart K. Studiesygesikring

Efter lovgivning, der blev underskrevet i loven den 5. juli 2013, er kollegiet ikke længere forpligtet til at yde sygeforsikring til studerende. 
 
Studerende, der ønsker at købe sygeforsikring, opfordres til at besøge følgende to websteder for at lære om deres sundhedsforsikringsmuligheder:

http://www.state.nj.us/dobi/division_insurance/ihcseh/shop_ihc.htm 
https://www.healthcare.gov/

Godkendt af kabinettet: juli 2021
Relateret bestyrelsespolitik: Politik for tilgodehavender

Vend tilbage til Policies and Procedures