Driftsprocedure for vedligeholdelse, reparation og ændringer

I. Indledning

Formålet med denne procedure er at angive de grundlæggende retningslinjer for institutionelle og afdelingsmæssige ansvar i forbindelse med vedligeholdelse, reparation og ændringer af universitetsfaciliteter. For at sikre overholdelse af HCCC-standarder og lovmæssige krav til sundhed og sikkerhed, beskæftiger kollegiet et professionelt ingeniør- og driftspersonale dedikeret til effektiv planlægning, konstruktion og drift af alle campusfaciliteter.

Medmindre andet er godkendt i denne procedure, administreres faciliteternes arbejde på både Jersey City og Union City campus af Office of Engineering and Operations. Personer, der ønsker at udføre anlægsarbejde, bør konsultere det relevante personale på disse steder. Ethvert anlægsarbejde, der er godkendt af bygningsadministratorer, skal være i overensstemmelse med lokale regler og HCCC-standarder.

Alt anlægsarbejde skal udføres i overensstemmelse med afsnit II og tilgængelige design/ADA-standarder. I forbindelse med denne procedure er "facilitetsarbejde" defineret som ethvert arbejde, der ændrer campusbygninger eller -grunde, såsom udskiftning, flytning, fjernelse eller maling af døre, vægge, vinduer, reoler eller gulve; ændring eller gennemtrængning af korridorer eller lofter; tilføjelse til eller opdeling af eksisterende rum; og arbejde på ethvert bygningsforsyningssystem, blandt andre.

II. Institutionelt ansvar

Kollegiet leverer grundlæggende facilitetstjenester, såsom depottjenester, bortskaffelse af affald, genbrug og bygningsvedligeholdelse og reparation gennem Office of Engineering and Operations (OEO). Kollegiet har også finansiering til mindre reparationer og forbedringer, der dækker grundlæggende bygningsfornyelse og sikkerhedsprojekter.

Kontoret for teknik og drift
1. OEO'ens primære mission er at udføre den væsentlige vedligeholdelse, reparation og mindre ændringsservice, der er nødvendig for at gøre og holde kollegiets campusser operationelle, sikre og i overensstemmelse med lovkrav fastsat i lov eller kodeks og HCCC-standarder.
Engineering and Operations Serviceanmodninger og færdiggørelse
1. Anmodninger om OEO-tjenester skal indsendes ved at udfylde en online arbejdsordre/anmodning. Når en anmodning modtages, vil OEO tildele et arbejdsordrenummer og planlægge arbejdet i overensstemmelse hermed.
2. OEO vil planlægge arbejdsordrer, så de opfylder kravet om en specificeret færdiggørelsesdato og -tidspunkt, og vil underrette afdelinger, hvis tjenesterne ikke kan udføres som anmodet. Hvis en færdiggørelsesdato ikke er angivet, vil arbejdsordrer blive planlagt i den modtagne ordre.
3. Forespørgsler om arbejdsordrer i gang skal foretages telefonisk til OEO på lokalnummer 4048 eller via e-mail på gacostaFREEHUDSONCOUNTYCOMMUNITYCOLLEGE. Arbejdsordrenummeret er påkrævet for at kunne besvare enhver forespørgsel.
4. Hvis det bestemmes, at anmodningen skal debiteres andre konti end OEO's driftsbudget, vil afdelingskontakten blive underrettet skriftligt og forsynet med et arbejdsordrenummer og forslaget til omkostningsoverslag for tjenesterne. Estimaterne er ikke-bindende og har til formål at hjælpe med at afgøre, om OEO skal autoriseres til at fortsætte arbejdet. Hvis den anmodende afdeling ønsker at få arbejdsordren udført, skal den besvare OEO skriftligt og fortsætte med den etablerede indkøbsproces. Når servicen er udført, behandler OEO en faktura mod den udstedte indkøbsordre.
Planlægning, design og konstruktion
1. OEO faciliterer bedste praksis inden for projektudvikling, ledelse og konstruktion for kollegiet og giver omfattende vejledning relateret til institutionens byggede miljø. Dette inkluderer HCCC masterplanlægning, programmering, designudvikling, bygningsindsats og bedste designpraksis. Inden en projektanmodning påbegyndes, skal enkeltpersoner rådføre sig med den relevante afdelingsadministrator for at fastlægge specifikke afdelingspolitikker og procedurer for anmodning om anlægsarbejde.

III. Enhedsansvar relateret til brug af bygninger

Dekaner, direktører og enhedsledere er ansvarlige for at sikre, at pladsen bruges til de tildelte formål og bruges på måder, der fremmer sikkerheden for alle, der bruger eller besøger faciliteterne. Alle medlemmer af College-fællesskabet har et ansvar for at behandle campusfaciliteter med omhu; at undgå handlinger, der skaber farlige, farlige, usikre eller usunde forhold; og at rapportere sådanne forhold, som de måtte overholde. Kollegiet er afhængig af personale og vejledere til at informere og uddanne de studerende, fakultetet, personalet og besøgende på faciliteter om deres brug. Afdelingens ansvar omfatter:

Tilladelse af adgang til plads i begrænsede eller sikrede områder og efter arbejdstid;
Identificering af enhedens ansvar for sikker opbevaring, håndtering og bortskaffelse af farlige materialer; og
Følger alle HCCC-politikker og -procedurer for anlægsændringer, vedligeholdelse og reparation.

IV. Afdelingens vedligeholdelsespersonale

Kontorer, primært selvejende enheder (såsom FLIK, Boghandel osv.), der har eller har til hensigt at have personale ansat specifikt til afdelingsvedligeholdelse og mindre ombygningsopgaver, skal have et aftalememorandum med OEO. Disse aftaler skal revideres med jævne mellemrum for at sikre, at det arbejde, der udføres af disse enheder, ikke overstiger, hvad der kan udføres sikkert og i overensstemmelse med gældende lovbestemmelser. Disse aftaler ophæver ikke afdelingens ansvar for at overholde HCCC-standarder; miljø-, sikkerheds- og sundhedsbestemmelser; og tilladelsesprocesser.

V. Tildeling af kontorplads

Formålet med Procedure og retningslinjer for tildeling af kontorlokaler er at sikre en gennemsigtig og retfærdig proces for tildeling af kontorpladser og at prioritere kontortildeling. Plads er en begrænset College ressource; det skal derfor forvaltes ansvarligt og på en måde, der fremmer fremme af højskolens mission og strategiske prioriteter. Fleksibiliteten skal opretholdes for at imødegå ændringer i funktion, læseplaner, programmer og teknologier. I overensstemmelse hermed er der etableret en omfattende ramme for tildeling og forvaltning af lokaler, herunder kontorlokaler, for at opnå den bedste udnyttelse og svar på nuværende og nye behov. Kollegiet er forpligtet til en retfærdig og gennemsigtig proces for alle kontorlokaler. Tildeling af kontorlokaler varetages af Kontoret for Teknik og Drift. Anmodninger vil blive koordineret med potentielle brugere af den administrerende direktør for teknik og drift og godkendt af det tilsvarende kabinetsmedlem. Kontorflytninger inden for en afdeling eller enhed kræver ikke yderligere godkendelse.
Retningslinier
1. Rumopgaver er baseret på Colleges mission, kerneværdier og strategiske retninger.
2. Alle fakulteter og medarbejdere vil få et kontor eller arbejdsområde, der er passende til den type arbejde, de udfører. Når det er muligt, bør fakultetet og medarbejdere, der regelmæssigt interagerer med studerende, have adgang til et privat rum til at møde studerende.
3. Kontorlokaler er universitetsejendom, der vil blive allokeret til en given enhed eller division, alt efter hvad der er tilgængeligt, på en måde, der bedst fremmer universitetets prioriteter. Ingen enhed eller afdeling "ejer" den plads, der er blevet tildelt den. Endelige beslutninger om tildeling af kontorlokaler inden for en given afdeling ligger hos den tilsvarende afdelings næstformand eller dekan. I situationer, hvor kontorlokaler deles mellem forskellige enheder eller divisioner, skal vicepræsidenterne og dekanerne, der repræsenterer disse enheder eller divisioner, gensidigt bestemme, hvordan rummet skal bruges. Hver enhed eller division bør administrere sit kontorpladsbehov inden for det rum, der til enhver tid er tildelt til enheden eller divisionen.
4. Kontorlokaler bør, som alle ressourcer på universitetspladser, implementeres på den mest effektive og effektive måde for bedst muligt at tjene programmatiske og strategiske mål.
5. Fælles kontor og åbne kontorarrangementer opfordres, når det er muligt, for effektivt at bruge campus' begrænsede plads.
6. Kontorlokaler, der er blevet allokeret til en enhed eller afdeling, kan omfordeles til en anden enhed som svar på kollegiets behov og prioriteter.
7. Kontorplads, der er forladt på grund af en væsentlig reduktion i programstørrelse, reduktion i arbejdsstyrke eller programeliminering, vender tilbage til kollegiets pladspulje.
8. Kontorplads, der er forladt på grund af en enheds flytning til en anden bygning, etage eller suite, vender tilbage til kollegiets pool.
9. Når pladsen skal omdisponeres, vil alle berørte parter blive varslet og hørt på forhånd.
Prioriteter for tildeling af kontorlokaler
1. Fastansatte, fastansatte, midlertidige fuldtidsansatte undervisere, undervisere og enhedsfuldtidsansatte, der kræver et højt niveau af privatliv for at arbejde med fortrolige spørgsmål eller møde med studerende, medarbejdere og andre; rang/anciennitet vil blive taget i betragtning.
2. Kontorer kan være private, fælles, åbne eller i aflukker, alt efter hvad der er passende og tilgængeligt. Privat rum til at møde studerende bør stilles til rådighed for dem, der ikke er tildelt private kontorer.
3. Hver afdeling eller enhed bør formulere anbefalede kontorstørrelser og -typer til deres individuelle behov. For nuværende kontorer vil typerne og størrelserne nødvendigvis variere fra disse anbefalinger på grund af eksisterende bygningskonfigurationer og tilgængeligheden af passende rum.
4. Kontorer vil blive tildelt baseret på nødvendighed, tilgængelighed og egnethed til den påtænkte anvendelse.
5. Tildeling af flere kontorer til fakultet og personale er ikke tilladt, medmindre der er et påvist behov. Under sådanne omstændigheder kan et fakultet eller en medarbejder tildeles et sekundært kontor (ideelt i et fælles arrangement), forudsat at det ikke er placeret i samme bygning/campus som det primære kontor. Alle beslutninger relateret til flere kontorer vil blive truffet fra sag til sag og kræver godkendelse af den relevante vicepræsident/dekan i samråd med kabinettet.
6. Deltidsansatte fakulteter og personale bør tildeles kontorplads i et fælles kontor arrangement, når det er muligt.
7. Hver enhed skal sikre, at alle kontorer er besat. Når kontorer efterlades ubesatte i længere perioder, såsom under sabbatår eller andre orlov, bør enheder bruge disse rum til at afhjælpe presserende pladsbehov. Hvis et kontorareal forbliver underudnyttet i længere tid end et år, kan enheden eller afdelingen pålægges at give en begrundelse for opretholdelsen af arealet.
8. Emeritus/pensioneret fakultet og personale kan få fælles kontorer, hvis der er plads til rådighed inden for en enhed, og de forbliver engageret i enhedsaktiviteter. Disse fælles kontorer er beregnet til at give en person mulighed for at bevare kontakten med deres enhed, disciplin, kolleger og det større College-samfund.
9. Når det er muligt, og enheder ønsker at konsolidere deres rumopgaver af hensyn til akademisk interaktion og administrativ effektivitet, vil der blive stillet til rådighed sammenhængende rum.
10. Enheds- eller divisionschefen bør foretage en periodisk evaluering af tildelingen af kontorlokaler for at sikre, at alle kontorlokaler udnyttes til maksimal funktionalitet og effektivitet.
11. Officielle rumopgørelsesrapporter, der registrerer alle tildelinger af kontorlokaler, vil blive vedligeholdt af Office of Engineering and Operations.
12. For at understøtte en nøjagtig og fuldstændig registrering af pladsallokeringer, vil enheder eller afdelinger verificere med Faciliteter på årlig/periodisk basis tildelingerne af kontorlokaler og navne på personale, der er tildelt til at besætte specifikke lokaler.
13. Kabinettet vil med jævne mellemrum anmode Facilities Management om at evaluere og analysere tilstrækkeligheden af en enheds kontorlokalallokering baseret på kriterier såsom antal og typer af personale, placeringen, funktionelt layout og ændringer i programmatiske behov.
14. Kontorpladser må ikke tildeles ikke-campusorganisationer uden forudgående godkendelse fra den relevante afdelingsleder i samarbejde med kabinettet.
Kriterier for ændringer og tildelinger af kontorlokaler
1. Primære kriterier: Følgende betragtes som ansøgeres primære kriterier i rækkefølge for ny pladsallokering eller ændringer af pladsallokering:
  - Sikkerhed
  - Medicinsk eller ADA indkvartering
  - Ny hyret
  - Funktionelle jobbehov
  - Operationel effektivitet, som det vedrører højskolens akademiske masterstrategiske plan og/eller afdelingens eller afdelingens mission eller omstrukturering
2. Sekundære kriterier: Følgende betragtes som ansøgeres sekundære kriterier for ny pladsallokering eller ændringer af pladsallokering.
  - Beskæftigelsesstatus
  - Rekruttering
  - Retention
  - Tjenestetid
  - Personalerelaterede forhold
3. Hvis det fastslås, at en anmodning om pladstildeling ikke opfylder de krævede kriterier, vil den blive afvist. Hvis en anmodning afvises, kan den appelleres til det tilsvarende kabinetsmedlem. Klagen skal indgives skriftligt med en detaljeret beskrivelse af, hvordan anmodningen opfylder alle krav for godkendelse, og hvorfor anmodningen skal godkendes. Det tilsvarende kabinetsmedlem vil rådføre sig med relevante parter og kan omstøde den afviste anmodning eller bibeholde afslaget. Denne beslutning kan drøftes med regeringen som helhed, inden der træffes en beslutning. Kabinetsmedlemmets beslutning er endelig.

Godkendt af: Skab
Relateret bestyrelsespolitik: Politik for teknik og drift

Vend tilbage til Policies and Procedures