Regnskab - Anlægsaktiver Procedure

Regnskabsafdelingens procedure for anlægsaktiver

I. Indledning

Formålet med dette dokument er at fremlægge Hudson County Community Colleges procedurer og retningslinjer med hensyn til kollegiets politik for anlægsaktiver, herunder overholdelse af kravene i Generally Accepted Accounting Principles (GAAP) regler og Governmental Accounting Standards Board, kilden til GAAP . Det er også beregnet til at hjælpe ledelsen med det formål at opretholde nøjagtige registreringer af anlægsaktiver. 
Kollegiet udarbejder regnskaber i henhold til GAAP-regler. Derudover kræver regeringsbestemmelser, at kollegiet skal registrere og vedligeholde registre over aktiver, herunder anskaffelsesomkostninger, afskrivninger og afhændelse af anlægsaktiver. Alle aktiver, der opfylder kravet om anlægsaktiver, betragtes som langsigtede aktiver og vil blive behandlet som sådan i henhold til GAAP-reglerne.

II. Mål

1. At overholde GAAP og alle statslige krav vedrørende registrering og behandling af anlægsaktiver.
2. At give en nøjagtig registrering af kollegiets anlægsaktiver og fastlægge definitioner, metode til værdiansættelse af anlægsaktiver, brugstid og afskrivningsmetode.
3. For at sikre, at optegnelser er begrænset til autoriseret personale, og at alle transaktioner relateret til anlægsaktiver inklusive køb, afhændelse og afskrivning er godkendt af delegerede myndigheder.

III. Definition af anlægsaktiver/kapitalaktiver

Aktiver, som erhverves til den daglige drift af kollegiet, og som kollegiet kan opnå fordele fra over en periode på mindst et regnskabsår. Aktiver købt til salg vil ikke blive talt som anlægsaktiver, såsom varelager. 

Anlægs-/kapitalaktiver kan klassificeres i to kategorier:

1. Materielle aktiver
2. Immaterielle aktiver

A. MATERIELLE AKTIVER 

Materielle aktiver er aktiver, der besidder fysisk substans, hvilket betyder aktiver, der kan røres og føles. 
Under GAAP har faste (materielle) aktiver tre primære egenskaber:
       1. Erhvervet og opbevaret til brug i operationer (f.eks. ikke holdt for salg);
       2. Langsigtet karakter (større end 1 år); og
       3. Besidder fysisk substans.

Kollegiets materielle aktiver omfatter følgende, som kan ændres fra tid til anden:
       1. Jord 
       2. Bygninger og forbedringer
       3. Forbedringer af lejemål
       4. Udstyr
       5. Biblioteksbøger 
       6. Byggeri i gang

1) LAND 
Under GAAP er jord defineret som jordens overflade, som kan bruges til at understøtte en struktur eller til at dyrke græs og træer. Jord har en ubestemt levetid. Som sådan er det ikke afskrivningsberettiget under GAAP-regler. Udgifter til erhvervelse af jord betragtes som en del af omkostningerne. Følgende udgifter kan indgå i beregningen af ​​grundomkostningerne: 

a) Købspris (fair markedsværdi, hvis doneret)
b) Eventuelle udbetalte provisioner
c) Eventuelle betalte faglige honorarer, herunder uden begrænsning advokatsalærer, landmålerhonorarer, arkitekt- og titelsøgningsgebyrer
d) Beløb betalt for at fjerne enhver konstruktion fra jord (bjærgningsværdien for en sådan nedrivning skal fratrækkes), jordrydning
e) Påløbne eller ubetalte skatter frem til overtagelsesdatoen

2) BYGNINGER OG FORBEDRINGER 

Bygning er defineret som permanent konstruktion, knyttet til jord, som har tag og er omgivet af mure. Følgende udgifter tages i betragtning ved beregning af omkostningerne til en bygning:

a) Købspris (fair markedsværdi, hvis doneret)
b) Udgifter til at gøre bygningen klar til brug til det formål, hvortil den er erhvervet
c) Byggeomkostninger
d) Betalte faglige honorarer, herunder uden begrænsninger salgsprovision, mæglerhonorarer, inspektionsgebyrer, byggetilladelser, advokatsalærer, arkitekthonorarer, ingeniørhonorarer mv.

Bygningsforbedring er defineret som en kapitalbegivenhed, der øger en bygnings levetid, værdien af ​​en bygning eller begge dele. Eksempelvis ombygning af kælder eller loft til kontor, opgradering af vægge eller gulvbelægning, indvendig eller udvendig renovering mv.

Alle omkostninger til forbedring af bygningen anses for at være omkostninger til forbedringer.

Bygningsvedligeholdelsesomkostninger er omkostninger, der gør det muligt for et aktiv fortsat at blive brugt i dets oprindelige brugstid. For eksempel reparationer af bygningen eller dens systemer (vvs, varme, HVAC, rengøring, skadedyrsbekæmpelse osv.). Disse omkostninger betragtes som bygningsvedligeholdelsesomkostninger og behandles som udgifter i henhold til GAAP og skal ikke aktiveres. De skal registreres som reparations- og vedligeholdelsesomkostninger. Det bør være opmærksom på, om disse omkostninger skal behandles som bygningsvedligeholdelsesomkostninger versus bygningsforbedringsomkostninger. 

3) FORBEDRING AF LEJDEHOLDELSER 

Forbedringer i lejede lokaler defineres som forbedringer foretaget af lejet ejendom, der skal tilfalde udlejer på tidspunktet for lejemålets udløb. Brugstiden for en sådan forbedring er den anslåede levetid eller den resterende løbetid af lejekontrakten, alt efter hvad der er kortest.

4) UDSTYR

Udstyr er materielle aktiver, der skal bruges til driften. Alle omkostninger forbundet med at bringe udstyr i en stand klar til brug skal medregnes i aktivværdien. Følgende udgifter tages i betragtning ved beregning af omkostningerne til udstyr: 

a) Kontrakt- eller fakturapris
b) Afgifter betalt 
c) Fragtudgifter
d) Installationsafgifter
e) Forsikringsgebyrer for transit 
f) Gebyrer betalt for test og klargøring til brug

Kollegiets liste over udstyr omfatter følgende elementer, som kan ændres fra tid til anden:
    
a) Computere
b) Printere
c) Telefoner
d) Kontormøbler
e) Klimaanlæg
f) Projektorer
g) Køkkenmaskiner
h) Køleskabe
i) Opvaskemaskiner
j) Software (kun ejet)

5) KONSTRUKTION I GANG (CIP)

Et CIP-aktiv værdiansættes som omkostningerne ved påbegyndt, men endnu ikke afsluttet byggearbejde. For CIP-aktiver registreres afskrivning først, når aktivet tages i brug. Når byggeriet er færdigt, bliver et CIP-aktiv klassificeret som et anlægsaktiv under den relevante overskrift (f.eks. bygning, bygningsforbedring, jordforbedring) med alle omkostninger forbundet med CIP'et op til datoen for flytning til anlægsaktiver. Når det er kategoriseret som et anlægsaktiv, tælles afskrivninger (bemærk: som angivet tidligere tælles afskrivninger, når et aktiv er taget i brug).

6) OVERFØRSEL AF CIP TIL ANLÆGSAKTIVER

Efter at et aktiv er taget i brug, flyttes alle omkostninger forbundet med det, som er gemt på CIP-kontoen, til den relevante anlægsaktivkonto. For eksempel:

B. IMMATERIELLE AKTIVER 

Immaterielle aktiver er aktiver, der ikke besidder fysisk substans.

GASB-erklæring nr. 51 giver vejledning til regnskabsføring og finansiel rapportering af immaterielle aktiver og opregner følgende karakteristika for immaterielle aktiver: 

1. Mangel på fysisk substans. 
2. Ikke-finansiel karakter (tilgodehavender eller forudbetalinger er ikke immaterielle aktiver). 
3. Oprindelig brugstid strækker sig ud over en enkelt rapporteringsperiode. 

C. ANLÆGSAKTIV

GAAP-standarder kræver generelt, at anlægsaktiver registreres til deres historiske kostpris, herunder alle normale udgifter til at bringe aktivet til en placering og tilstand til dets tilsigtede brug.

Anskaffelsesomkostninger omfatter installationsomkostninger, montage, fragt, lager, forsikring, skatter mv.

Hvis et anlægsaktiv ikke købes, men erhverves gennem donation, er dets anskaffelsessum dens dagsværdi af det pågældende aktiv plus alle direkte udgifter i forbindelse med at sætte aktivet i drift til det tilsigtede formål.

Når først værdien af ​​et anlægsaktiv er registreret, kan den under ingen omstændigheder ændres.

Med henblik på aktivering er der en individuel tærskel pr. aktiv. Men hvis der er et igangværende projekt, skal den samlede sum af alle anlægsaktiver, der er involveret i projektet, tages i betragtning med henblik på at bestemme kapitaliseringsomkostninger. Kollegiets tærskelværdi for kapitaliseringsomkostninger for anlægsaktiver er som følger:

D. AFSKRIVNING

Afskrivninger defineres som den regnskabsmæssige proces med at allokere kostprisen for materielle aktiver til løbende omkostninger på en systematisk og rationel måde i de perioder, der forventes at drage fordel af brugen af ​​aktivet. Afskrivning er en belægnings- eller brugsomkostning og bør derfor begynde måneden efter den dato, aktivet sættes i produktion. Det kan beregnes efter lineær metode eller faldende saldo metode. Kollegiet følger den lineære afskrivningsmetode. Aktiver afskrives over deres forventede brugstid.
Kollegiet beregner i øjeblikket afskrivninger på månedsbasis ved hjælp af den lineære afskrivningsmetode. Perioder med estimeret levetid til overvejelse ved fastsættelse af afskrivningen på kollegiets anlægsaktiver er som følger:

Følgende fakta tages i betragtning ved beregning af afskrivninger:

1) Dato for køb;
2) Samlede omkostninger for et aktiv;
3) Et aktivs brugstid;
4) Afskrivningsmetode (lige linie); og
5) Bjærgning eller restværdi (salgsværdi ved slutningen af ​​et aktivs brugstid), hvis nogen.

Generelt er den samlede akkumulerede afskrivning ved slutningen af ​​et aktivs brugstid lig med den samlede pris for aktivet minus eventuel bjærgningsværdi.
Antag for eksempel, at kollegiet købte et anlægsaktiv for $110,000. Aktivets brugstid skønnes at være ti (10) år ved brug af den lineære metode. Ved udgangen af ​​de 10 år har aktivet en bjærgningsværdi på $10,000. 

Afskrivning hvert år = (omkostning - bjærgningsværdi)/estimeret levetid
                                      = ($110,000-$10,000)/10
                                      = 100,000 USD/10
                                      = 10,000 USD om året
Efter 10 år er den samlede afskrivning af aktivet $100,000 (10 års x $10,000). Som nævnt ovenfor er den samlede afskrivning også lig med de samlede omkostninger minus bjærgningsværdien. 
($110,000-$10,000=$100,000).

E. NEDSKRIVNING AF ANLÆGSAKTIVER 

Kollegiet følger erklæring nr. 42 fra GASB vedrørende værdiforringelse af anlægsaktiver. Opgørelse nr. 42 indeholder vejledning til måling af nedskrivninger på anlægsaktiver.
Et aktiv anses for værdiforringet, når dets nytteværdi for service aftager væsentligt og uventet; det vil sige, at der sker noget, som ikke er indenfor aktivets normale livscyklus.
Effekten af ​​værdiforringelse skal rapporteres, når den opstår, snarere end gennem en afskrivningsomkostning, eller når aktivet afhændes.

F. AFHANDLING AF AKTIVER 

Afhændelse af et anlægsaktiv finder sted, når en virksomhed skal sælge sit aktiv af en eller anden grund (uanset om dets brugstid sluttede eller udveksling af aktiver). Kort sagt er det salg af et anlægsaktiv.
Mulige måder at afhænde et aktiv på er som følger:

1) Det kan sælges til en tredjepart
2) Det kan sælges som skrot
3) Det kan doneres
4) Det kan sælges til enhver medarbejder i en organisation
5) Det kan handles ind, mens du køber et nyt aktiv
6) Det kan overføres til en anden afdeling

Uanset den proces, der bruges til at afhænde et aktiv, skal alle afhændelser af aktiver godkendes af den dataansvarlige. Afhændede aktiver bør sælges til markedsværdien af ​​aktivet på salgstidspunktet.
Når aktivet er afhændet, fjernes det fra balancen, og gevinsten/tabet registreres ved hjælp af en journalpost. 
Antag for eksempel, at en virksomhed købte et aktiv for $10,000. På nuværende tidspunkt er dens akkumulerede afskrivning $8,000. Selskabet ønsker at afhænde aktivet. Markedsværdien af ​​aktivet er $3,000. Følgende poster skal foretages i regnskabet:

                                 Hvis markedsværdien af ​​aktivet er $1,500, skal følgende indtastning foretages:

Hvis der ikke er nogen gevinst eller tab ved salget af aktivet, hvilket betyder, at markedsværdien er lig med den resterende saldo af aktivet ($2000 for dette eksempel), så skal følgende post registreres:

Hvis virksomheden afskriver et aktiv, hvilket betyder, at der efter brugstid ikke er nogen bjærgningsværdi, skal følgende indtastning foretages:

Hovedformålet bag bortskaffelse af aktiver og registrering af dem på en nøjagtig måde er at præsentere en ren balance for en organisation, så den afspejler faktiske aktiver ved hånden.

G. ANSVAR

Det er alle medarbejdere i kollegiets ansvar at beskytte de anlægsaktiver og sikre, at disse aktiver kun bruges til deres autoriserede formål og ikke til personlig brug.

Controlleren er også ansvarlig for at sikre, at alle anlægsaktivers optegnelser vedligeholdes på en nøjagtig måde, herunder at tage hensyn til alle de faktorer, der er vigtige på værdiansættelsestidspunktet og ved beregning af afskrivninger på anlægsaktiver. Formueregistret skal vedligeholdes rettidigt.

Optegnelser over anlægsaktiver bør rundsendes til alle afdelingschefer til gennemgang og eventuelle anbefalinger. Hvis der er foreslåede ændringer, skal den dataansvarlige informeres, og de relevante rettelser skal foretages.

Regnskabsafdelingen er også ansvarlig for at føre nøjagtige optegnelser over følgende:

1. 1. 1. 1. Købsdato
         2. Dato aktiv tages i brug
         3. Producent- og sælgeroplysninger
         4. Modelnummer (hvis nogen)
         5. Detaljeret beskrivelse af aktiv
         6. Placering af aktiv
         7. Finansiering og dens kilder til erhvervelse af et aktiv
         8. Garanti (hvis nogen)
         9. Forsikringsoplysninger (hvis nogen)
         10. Hovedbogskontonummer

Regnskabsafdelingen er også ansvarlig for at vedligeholde trykte og bløde kopier af fakturaer og al understøttende dokumentation, så de er let tilgængelige, når det er nødvendigt til revisionsformål eller efter behov.

Godkendt af kabinettet: juli 2021
Relateret bestyrelsespolitik: Regnskab, anlægsaktiver

Vend tilbage til Policies and Procedures