Regnskab - Rejsegodtgørelsespolitik

 

FORMÅL

Formålet med denne rejsegodtgørelsespolitik er at fastlægge Hudson County Community Colleges ("College") retningslinjer for refusionspolitikken for medarbejderrejser for rimelige og nødvendige udgifter, der er afholdt i forbindelse med godkendte forretningsrejser.

POLITIK

Kollegiet og dets bestyrelse (“Bestyrelsen”) er forpligtet til at sikre, at personale og fakultetsmedlemmer, der rejser på officiel kollegiums forretning, udviser samme omhu med hensyn til at afholde udgifter, som en forsigtig person ville udøve, hvis de rejser i personlig forretning for egen regning. Udgifter til godkendte rejser kan godtgøres i overensstemmelse med kollegiets rejsepolitikker og procedurer.
Bestyrelsen delegerer til formanden ansvaret for at udvikle procedurer og retningslinjer for implementering af denne politik. Økonomikontoret vil sikre overholdelse af denne politik i alle relevante handlinger. 

Godkendt: juni 2021
Godkendt af: Bestyrelsen
Kategori: Regnskab
Underkategori: Rejsegodtgørelse
Planlagt til gennemgang: juni 2024
Ansvarlige kontor(er): Økonomi

 

Procedurer

Regnskabsafdelingens procedure om rejsegodtgørelse

I. Indledning

Formålet med denne rejseprocedure er at angive de grundlæggende retningslinjer for alt personale, defineret som ansatte i staten New Jersey, når de rejser på officiel Hudson County Community College ("College") forretning. Hensigten med denne procedure er, at den enkelte rejsende hverken vinder eller taber personlige midler, mens han rejser på officiel college-virksomhed. Alle refusionsberettigede rejser skal godkendes forud for enhver rejse. Alle godkendte rejser skal være afgørende for at nå målene eller opfylde en bestemt afdelings ansvar og skal gennemføres på den mest økonomiske og praktiske måde for kollegiet.

    1. Kollegiets politik er at godtgøre medarbejdere rimelige og nødvendige udgifter afholdt i forbindelse med godkendte forretningsrejser.
    2. En medarbejder, der skal rejse på college-relateret virksomhed, skal, efter at have modtaget en foreløbig godkendelse fra medarbejderens supervisor, udfylde en rejseanmodningsformular (hvis rejseudgifter forventes at overstige $100), og om nødvendigt en checkanmodningsformular. Formålet med rejsen og kontonummeret for den eller de finansieringskilder, der er til rådighed for at dække rejseomkostningerne, bør angives, når det anmodes om det på de relevante formularer.
    3. Skemaerne skal underskrives af medarbejderens vejleder og den ansvarlige dekan eller kabinetschef inden rejsen. Disse underskrifter indikerer godkendelse af medarbejderens rejseanmodning og tilgængeligheden af ​​College-midler. For rejser med tillidsmænd og direktører skal formularerne godkendes af præsidenten.
    4. Når rejsen er gennemført, skal en rejsegodtgørelsesformular udfyldes sammen med rejseanmodningsformularen (hvis nødvendigt), og alle relevante kvitteringer skal vedlægges. Medarbejderen skal indsende blanketter og kvitteringer til Regnskabsafdelingen til behandling. Den registeransvarlige er den endelige anmelder/godkender for alle rejsegodtgørelsesformularer.
    5. Følgende refusionsgodtgørelser er gældende:

en. Måltidsgodtgørelse – inklusive drikkepenge tillader kollegiet den føderale sats pr. dag som implementeret af General Services Administration ("GSA"). Kvitteringer skal dække udgifter. Der bør ikke anmodes om refusion for eventuelle måltidsudgifter inkluderet i konference- eller foreningsregistreringsgebyrer. For mere information om priser baseret på placering, se venligst retningslinjerne på https://www.gsa.gov/travel/plan-book/per-diem-rates/per-diem-rates-lookup/?action=perdiems_report&state=&fiscal_year=2021&zip=07306&city.
 
b. Autogodtgørelse – hvis brugen af ​​medarbejderens personlige bil er påkrævet på grund af lokale eller korte afstande, skal medarbejderen refunderes til den passende kilometertakst, plus vejafgifter og parkering, med bevis for rejseafstand og modtagelse af udgifter. Den gældende kilometersats er typisk den IRS godkendte sats.

c. Kvitteringer – kræves for alle udgiftsgodtgørelser. Ingen udgifter refunderes uden dokumentation.

6. Inden rejsegodtgørelsesblanketten indsendes til Regnskabsafdelingen, skal medarbejderen indsende formularen og den understøttende dokumentation til medarbejderens vejleder og den relevante dekan eller direktør med henblik på godkendelse og bekræftelse af, at de påståede godtgørelsesberettigede udgifter er inden for grænserne og godtgørelserne iht. kollegiet. Det er vigtigt, at en medarbejders supervisor kun gennemgår og godkender anmodningen om refusion for "rimelige og nødvendige" udgifter. Den tilsynsførende har til opgave at anvende forretningsmæssig dømmekraft, hvis et bestemt punkt, der ikke er opført i politikken eller proceduren, indsendes til godkendelse.

7. Formularer til rejseanmodning (bilag A) og rejsegodtgørelse (bilag B) er tilgængelige på universitetets økonomiportal.

II. Godkendelser

Denne procedure dækker alle administrative medarbejdere, fakulteter og ansatte og andre, der er bemyndiget til at rejse på vegne af kollegiet. Overholdelse af denne procedure er den enkeltes ansvar, der rejser på college-virksomhed. Denne procedure gælder for alle rejser uanset pengekilden.

Hvis rejsegodtgørelse er fra et tilskud eller kontrakt, skal medarbejderen have forudgående godkendelse fra Grants Kontorets eller kollegiets regnskabsafdeling for at fastslå, at alle forventede rejseomkostninger vil blive tilladt til godtgørelse i overensstemmelse med betingelserne i tilskuddet eller kontrakten.

Medarbejdere, der rejser på officiel college-virksomhed, forventes at udvise den samme omhu med at afholde udgifter, som en forsigtig person ville udøve, hvis de rejser i personlig virksomhed for egen regning. Udgifter til godkendte rejser kan kun godtgøres i overensstemmelse med disse rejseprocedurer.

A. Rejsegodkendelser
Alle konference-, kongress-, personaleuddannelses-, workshop- og seminarrejser kræver forudgående godkendelse i overensstemmelse med denne procedure.

B. Godkendte udgifter
Godtgørelse af rejseudgifter er begrænset til de udgifter, der er nødvendige for at udføre kollegiets officielle forretninger. Kun de faktiske og nødvendige udgifter forbundet med den rejsendes almindelige komfort under udførelsen af ​​hans/hendes officielle pligter vil blive godtgjort. Virksomhedsudgifter skal være rimelige og nødvendige. Refusion for drikkepenge, drikkepenge og lignende gebyrer er tilladt, forudsat at de indbetalte beløb er inden for normal anerkendt standard.  

C. Ekstraordinære Udgifter
Anmodninger om refusion af ekstraordinære eller usædvanlige udgifter, der enten ikke kunne have været forudset før rejsen, eller som overstiger de maksimalt tilladte takster, skal godkendes før refusion. En skriftlig begrundelse skal udfyldes på rejsegodtgørelsesformularen, der forklarer de omstændigheder, der nødvendiggør udgifterne, sammen med al relevant understøttende dokumentation, som skal sendes direkte til den relevante afdelingsleder, dekan eller vicepræsident til godkendelse. Formanden skal godkende ekstraordinære situationer for administrerende direktører eller tillidsmænd. Den dokumenterede godkendelse skal herefter vedlægges de gældende blanketter og indsendes til Regnskab med henblik på refusion. 

D. Særlige betingelser
Medarbejdere, der har særlige rejsebehov, der ikke udtrykkeligt er behandlet i disse politikker, skal kontakte den relevante afdelingsleder, dekan eller vicepræsident for godkendelse og kollegiets præsident om nødvendigt.

III. Behandle

A. Godkendelsesprocessen

    1. En medarbejder, der har behov for at rejse på college-relateret virksomhed, skal, efter at have opnået samtykke fra hans/hendes supervisor, udfylde en rejseanmodningsformular.
    2. En rejseanmodningsformular (bilag A) skal udfyldes af personalemedlemmet til godkendelse af supervisoren og af den ansvarlige dekan eller vicepræsident forud for alle overnatningsrejser og lejede køretøjer, uanset pris. Præsidenten skal godkende formularer til rejser for administratorer og direktører.
    3. Ingen udgifter vil blive refunderet, når en rejseanmodningsformular er blevet afvist eller afvist.
    4. Når to eller flere medarbejdere forventes at rejse til samme formål, skal hver enkelt indsende en separat rejseanmodningsformular. Andre medarbejdere, der rejser til samme formål, skal angives på formularen.
    5. Det godkendte refusionsbeløb kan begrænses til et fast beløb efter dekanens, næstformandens eller formandens skøn.

B. Udarbejdelse og distribution af rejseanmodningsformularen

    1. Medarbejderen udarbejder rejseanmodningsskemaet og indsender det til sin leder til godkendelse.
    2. Hvis supervisoren godkender det, sender supervisoren formularen til dekanen eller kabinetsmedlemmet, alt efter hvad der er relevant.
    3. Hvis det er godkendt af dekanen eller kabinetsmedlemmet, skal dekanen eller kabinetsmedlemmet indsende formularen til Erhvervskontoret til validering af Kreditoransvarlig og/eller Grant Accountant, hvor det er relevant.

C. Personaleuddannelse

Personaleuddannelse, der anmodes om for at forbedre en medarbejders færdigheder, vedligeholde nuværende færdigheder i teknologisk udvikling og/eller opnå viden/ny information, kræver forhåndsgodkendelse af medarbejderens supervisor. Hvis rejser er involveret, skal der også udarbejdes en rejseanmodningsformular og indsendes til godkendelse i overensstemmelse med denne procedure. Som nævnt ovenfor er en rejseanmodningsformular påkrævet for lejebiler og overnatning, uanset omkostningerne.

V. Transport

Hvor det er praktisk, forventes rejsende at bruge det mest økonomiske transportmiddel. Administrative rejser kan involvere brugen af ​​et universitetsejet, privat eller lejet køretøj, en offentlig transportør, taxa eller bilservice.

A. Højskolekøretøjer
College køretøjer må kun bruges til college-relaterede rejser og ikke til personlig brug, medmindre det er specifikt godkendt af bestyrelsen. Operatører skal overholde alle gældende love og regler for køretøjer, have et gyldigt kørekort og er personligt ansvarlige for bøder for alle køretøjsovertrædelser og bevægelsesovertrædelser, der er opstået under eller som følge af deres brug af College-køretøjet. 
Arrangementer for reservation og afhentning af College-køretøjer skal træffes med College Facilities eller Security Office. Sikkerhedskontoret vedligeholder en liste over autoriserede chauffører til universitetskøretøjer. Ekstraordinære udgifter (f.eks. dækreparation, reparation af køretøjsdele) under brug af College-køretøjet kan godtgøres, forudsat at der er en fyldestgørende skriftlig forklaring og kvitteringer indsendes og godkendes.  

B. Privatejede Køretøjer
Medarbejdere, der bruger privatejede køretøjer til officiel virksomhed, vil blive refunderet for kilometertal til den sats, der er angivet af Internal Revenue Service (IRS). Udgifter til vejafgifter og parkeringsafgifter refunderes med de afholdte omkostninger. 

C. Udlejningskøretøjer
Visse usædvanlige omstændigheder, såsom manglende tilgængelighed af offentlig transport eller manglende gennemførlighed af andre rejseformer, kan kræve leje af et køretøj. I sådanne tilfælde skal medarbejderen, uanset omkostningerne, give en skriftlig begrundelse for brugen af ​​et lejet køretøj på rejseanmodningsformularen forud for rejsedatoen. Begrundelsen skal angive behovet for udlejningen, begrunde, hvorfor anden transport ikke er tilgængelig eller mulig at anvende, og indeholde de anslåede samlede omkostninger. Godkendelse, hvis den gives, skal være begrænset til leje af et økonomi- eller mellemstørrelseskøretøj. Udlejningskøretøjer må ikke have større omkostninger end de gældende markedspriser, og originale kopier af lejeaftalens kilometertælleraflæsninger på oprindelses- og returstedet samt bevis for betaling skal vedlægges rejsebeviset for at kunne dække denne udgift. at blive refunderet. 

D. Offentlige transportører
Rejser til og fra destinationen skal være den mest direkte og økonomiske rute. Godtgørelsen er baseret på de faktiske rejseomkostninger for et offentligt luftfartsselskab (f.eks. jernbane, bus, fly). Originale kvitteringer er påkrævet for rejser med tog og fly. Bus eller økonomiklasse vil blive brugt til fly- og togrejser.

E. Taxier og lufthavnsbilservice
Nødvendige taxaafgifter er tilladt, men kun hvor offentlig transport ikke er let tilgængelig, praktisk eller i nødstilfælde. Regelmæssig rutebilkørsel kan benyttes til/fra en medarbejders hjem og lufthavnen og til/fra lufthavnen og rejsemålet, når offentlig transport ikke er tilgængelig eller praktisk, og kun hvis bilservicen er billigere end en taxa. 

VI. Konferencer, konferencer, personaleuddannelser, workshops

A. Definition: Konferencerejser og stævnerejser er defineret som rejser, der ikke er direkte relateret til medarbejderens pligter og ansvar, men som foretages for:

      1. Udvidelse af faglige færdigheder.
      2. Udveksling af information, ideer og metodologi.
      3. Fremme af højskolens image.

Rejser uden for USA, uanset omkostningerne, kræver godkendelse af dekanen, afdelingens vicepræsident og college-præsidenten. 

B. Udgifter: For konferencer, konferencer, personaleuddannelser, workshops, træningsseminarer og for ture ud over 24-timers perioder, der kræver overnatning (herunder situationer, hvor en pakkeordning inkluderer overnatning og måltider som en integreret del af de planlagte aktiviteter), den tilladte ( GSA) dagpengerefusioner (pr. fagforeningskontrakt) er begrænset til faktiske rimelige udgifter. 

C. Dagsture: Måltider til endagsture, der ikke involverer overnatning, refunderes ikke, undtagen under omstændigheder, hvor rejsen kan være til lokaliteter, hvor madudgifterne overstiger dem på eller i nærheden af ​​kollegiet, eller hvor længden af ​​en dagstur ville overstige en typisk arbejdsdag.

D. Indlogeringsomkostninger: Udgifter refunderes fuldt ud til logi og måltider, der er en integreret del af de planlagte aktiviteter på en konference, konference, personaleuddannelse osv. Måltidsrefusion er begrænset til forplejningsgodtgørelsen. Når overnatning ikke er en integreret del af arrangementet, har medarbejderne ret til godtgørelse for et enkelt standardværelse på et business class hotel. 

E. Registreringsgebyrer: Tilmeldingsgebyrer til stævner eller workshops refunderes. Originale betalte kvitteringer skal indsendes for registreringsgebyret. 

F. Udelukkede Udgifter

      1. Førsteklasses flyrejser. Sådanne boliger er kun tilladt, hvor billigere boliger er utilgængelige eller ikke gennemførlige. Førsteklasses flyrejser kræver særlig godkendelse af præsidenten. 
      2. Udgifter af personlig karakter såsom en kammertjenerservice, underholdning, alkoholholdige drikkevarer og andre gebyrer af lignende karakter.
      3. Bøder, der er påløbet for parkering, overtrædelser af flytning eller eventuelle udgifter relateret til overtrædelser af gældende love, mens du kører i et personligt, universitetsejet eller lejet køretøj.
      4. Hvor der af hensyn til den rejsendes personlige bekvemmelighed eller ved afholdelse af orlov sker en rejseafbrydelse eller en afvigelse fra den mest præcise rute, må den tilladte godtgørelse ikke overstige prisen på den mest økonomiske rute. 
      5. Hotelindkvartering til forretningspriser, der ligger over markedspriser, er kun tilladt, hvor andre overnatningssteder er utilgængelige eller upraktiske i betragtning af medarbejderens rejseplan. Der skal indhentes skriftlig begrundelse og godkendelse for refusion. Kollegiets formand godkender denne anmodning.

VII. Kommende medarbejdere og gæstetalere

Rejseudgifter for potentielle medarbejdere og gæstetalere skal godkendes og godtgøres under de samme betingelser, begrænsninger og krav til medarbejdere, der rejser på college-virksomhed, som angivet i denne procedure; rejsegodtgørelser til potentielle medarbejdere og gæstetalere er dog skønsmæssigt.

Godtgørelse for flytteudgifter vil ikke blive godkendt uden bestyrelsens godkendelse.

Dekanen, afdelingslederen eller formanden for søgeudvalget er ansvarlig for at informere den enkelte om de politikker og procedurer, der styrer rejser, især når de vedrører dækkede og udelukkede udgifter, og om, hvordan man opnår refusion for rejseudgifter. For tilladte udgifter er proceduren som følger:

    1. Så snart kandidatens samtale er planlagt, skal afdelingslederen eller formanden udarbejde en rejseanmodningsformular for at opnå den nødvendige godkendelse. Rejseanmodningsformularen skal angive titlen på den stilling, der skal interviewes. 
    2. Efter godkendelse skal afdelingslederen eller formanden for søgeudvalget rådgive kandidaten til at anmode ethvert hotel eller anden leverandør, der leverer transport, logi eller madservice, om at fakturere kandidaten direkte. Ingen College-ansatte skal betale for ydelser i forbindelse med kandidatens ophold. Refusion vil blive udbetalt til kandidaten inden for to (2) uger efter indsendelse. 
    3. Afdelingslederen eller formanden skal indhente en specificeret liste over alle rejseomkostninger med kandidatens underskrift. Indsendelse af denne formular skal ske omgående til Erhvervskontoret.
    4. Der skal udarbejdes en separat faktura og indkøbsordreformular for hver kandidat. 

VIII. Godtgørelse af rejseudgifter

Et rejsegodtgørelsesbevis (bilag B) skal udfyldes og indsendes inden for to (2) uger efter afslutningen af ​​konferencen eller rejsen. Godkendte rejseudgiftskuponer skal indsendes til Kreditorafdelingen på Erhvervskontoret sammen med alle originale kvitteringer og understøttende dokumenter (attest/login-seddel) for alle udgifter, der anmodes om refusion.

    1. IRS-reglerne om rejser bestemmer, at eventuelle forskud på rejser, der ikke er dokumenteret inden for tres (60) dage efter udgiften, kan resultere i skattepligtig indkomst, der skal indberettes på formular W-2 for den person, der modtog forskuddet.
    2. Rejsegodtgørelsesbeviset skal indeholde følgende oplysninger:
      1. Det ti-cifrede kontonummer, der debiteres.
      2. De rejsendes navn og adresse.
      3. Godkendt rejseanmodningsformular (hvis relevant).
      4. Rejsedato, destination, kilometertal, vejafgifter og andre påløbne omkostninger. 
      5. Hvor logiomkostninger deles med andre, skal dette angives på voucheren. I sådanne tilfælde er godtgørelsen begrænset til den rejsendes forholdsmæssige andel af omkostningerne.
      6. Kilometeromkostninger: Formidling til forretningsformål ganget med den gældende kilometertal/refusionssats pr. Vedhæft Google maps/rutevejledning eller lignende dokument for at understøtte det kørte kilometertal. 
      7. Værdibeviset skal godkendes, som tidligere nævnt.
      8. Delvis refusion af rejseudgifter: I nogle tilfælde anmoder personalet kun om refusion for en del af rejseudgifterne. I sådanne tilfælde skal de samlede afholdte udgifter specificeres på værdibeviset, men kun det faktiske beløb, der anmodes om, skal indtastes i "Total"-blokken, og sætningen "Anmoder kun om refusion" skal skrives/skrives i voucherens krop. 
      9. Værdibeviser indsendt til Kreditorer, der ikke overholder refusionsproceduren beskrevet heri og/eller mangler oplysninger, vil blive returneret til anmoderen til revision.
      10. Kun rejseudgifter indsendt med originale kopier af kvitteringerne kan godtgøres. Enhver voucher, der indsendes uden de nødvendige støttedokumenter eller kopier af kvitteringer, vil blive returneret til ophavsmanden for at udfylde/indsende den påkrævede dokumentation. 
      11. Ubrugte kontantforskud skal tilbagebetales til Business Office i kontanter eller check inden for tres (60) dage efter rejsens afslutning. Ethvert uudnyttet forskud, der ikke returneres inden for denne tidsperiode, vil blive behandlet som skattepligtig indkomst, der skal rapporteres på formular W-2 i overensstemmelse med gældende IRS-regler. 

Formular til rejseanmodning

Godkendt af kabinettet: juli 2021
Relateret bestyrelsespolitik: Regnskab, rejsegodtgørelse

Vend tilbage til Policies and Procedures