Regnskab - Kreditorpolitik

 

FORMÅL

Formålet med denne politik for kreditorer er at sikre sikkerheden for Hudson County Community Colleges ("College") midler og forretningsførelsen i overensstemmelse med principperne om ansvarlighed, fuldstændighed, aktualitet og nøjagtighed. Styret af disse principper bestræber kollegiet sig på at foretage rettidig betaling til leverandører af verificerede og godkendte fakturaer på en effektiv måde og at opretholde fuldstændige og nøjagtige optegnelser over kreditorer. 

POLITIK

Kollegiet og dets bestyrelse (“Bestyrelsen”) er forpligtet til at støtte medlemmer af lokalsamfundet og leverandører, der driver forretning med kollegiet. Denne politik vedrører kun betalinger til leverandører. Kreditorer er en form for kortfristet gæld, typisk det beløb, som en organisation skylder sine leverandører eller sælgere for leverede varer og tjenester, som ikke betales på forhånd. Kollegiet påtager sig forpligtelser over for leverandører og sælgere til køb af varer og tjenesteydelser, der anvendes i den ordinære drift.
Kreditorafdelingen er ansvarlig for revision og behandling af fakturaer og betalinger for kollegiet. Kreditorafdelingen udfører følgende opgaver i forbindelse med dette formål:

  1. fakturamodtagelse og elektroniske betalinger;
  2. overvågning af leverandørkreditter og tidligere betalinger til leverandører;
  3. håndtering af betalingsforespørgsler fra leverandører og College-samfundet;
  4. tilsyn med dokumentmatchning;
  5. sikre passende godkendelser;
  6. behandling af betalinger; og
  7. arkivering af dokumenter og betalingshistorik.

Bestyrelsen delegerer til formanden ansvaret for at udvikle procedurer og retningslinjer for implementering af denne politik. Økonomikontoret vil være ansvarlig for at implementere politikken.

Godkendelsesmatrix

Godkendt: juni 2021
Godkendt af: Bestyrelsen
Kategori: Regnskab
Underkategori: Kreditorer
Planlagt til gennemgang: juni 2024
Ansvarlige kontor(er): Økonomi

 

Procedurer

Regnskabsafdelingens procedure for kreditorer

I. Indledning

Denne procedure er udviklet for at sikre sikkerheden for College-midler, forretninger udføres i overensstemmelse med principperne om ansvarlighed, fuldstændighed, aktualitet og nøjagtighed. Vejledt af disse principper bestræber HCCC sig på at 1) foretage rettidig betaling af passende fakturaer på en effektiv måde; og 2) indberette udestående forpligtelser i overensstemmelse med GAAP. Derudover forventer kollegiet, at alle medlemmer af samfundet og alle leverandører, der driver forretning med kollegiet, følger denne politik. 

Nedenstående procedurer vedrører kun betalinger til leverandører. For yderligere procedurer relateret til følgende kategorier henvises til: 

    1. Rejse- og erhvervsgodtgørelsesprocedurer
    2. Stipendieprocedurer
    3. Refusion på procedurer for studerendes konti

II. Enheder, der er berørt af disse procedurer

Nedenstående procedurer påvirker alle afdelinger og kontorer på Hudson County Community College.

III. Definitioner

Betalingspligtige er en type kortfristet gæld, der typisk repræsenterer det beløb, som en organisation skylder sine leverandører eller leverandører for varer og tjenesteydelser købt på kredit. Kollegiet påtager sig forpligtelser over for leverandører og sælgere til at købe varer og tjenesteydelser, der anvendes i den almindelige virksomhed. Kreditorafdelingen (“AP-afdelingen”) er ansvarlig for revision og behandling af fakturaer og verifikation af fakturaer på vegne af kollegiet.

AP-afdelingen udfører følgende opgaver i forbindelse med dette mål:

    1. Fakturamodtagelse
    2. Elektroniske betalinger
    3. Overvågning af leverandørkreditter
    4. Håndtering af betalingsforespørgsler fra leverandører og College-samfundet
    5. Overvågning af dokumentmatchning
    6. Behandling af betalinger
    7. Regnskabssystem grænseflade
    8. Arkivering af dokumenter og betalingshistorik

Ansvarlighed – AP-afdelingen sikrer, at alle køb er behørigt godkendt før udbetaling af betalinger, at fakturaer kun betales én gang, og at Colleges aktiver er beskyttet mod svindel. Endvidere sikrer AP-afdelingen, at transaktioner er korrekt dokumenteret til revisionsformål.

Nøjagtighed – For korrekt at rapportere både kollegiets udestående forpligtelser og udgifter, registrerer AP-afdelingen leverandørdata i bilagsprocessen og hovedbogskonti.

E-CHECK Transaktioner – Elektroniske økonomiske betalinger til medarbejdere i stedet for en check.

Budgettjek – Den procedure, hvorved instituttet sikrer, at kollegiets økonomiske forpligtelser og udgifter ikke overstiger deres respektive budgetter.

Fuldstændighed – Specifikke, nødvendige oplysninger om alle aftalte leverede varer og tjenester udført for at tillade betaling. Dette bør indeholde følgende oplysninger:

    1. Fakturanummer og dato.
    2. Købsordrenummer.
    3. Leverandørens navn, adresse og andre relevante kontaktoplysninger.
    4. "Faktur til" og "Send til" adresser.
    5. Dato(er) for levering af varer eller tjenester.
    6. En detaljeret beskrivelse af de købte varer eller de udførte ydelser og det sted, hvor varerne blev leveret eller de leverede ydelser.

Indkøbsordre (PO) – En indkøbsordre er et dokument udstedt af kollegiet til sælgeren, der angiver typer, mængder og aftalte priser for produkter og/eller tjenester, som sælgeren vil levere.

Rettidighed – Indberettede udgifter til varer og tjenesteydelser i den leverede periode, for at betale godkendte fakturaer rettidigt (Netto 30) og for at drage fordel af eventuelle gældende leverandørrabatter. Af disse grunde er rettidig fremlæggelse af en komplet faktura til AP-afdelingen afgørende. Leverandører skal henvises til at sende alle fakturaer direkte til AP-afdelingen og ikke til campuskontakten. Rettidig certificering af modtagelse fra den modtagende afdeling på College til AP-afdelingen er afgørende for processen med at tillade AP-afdelingen at foretage rettidige betalinger til leverandører.

Bilag - Den interne hensigt om at foretage en betaling til en leverandør. Kuponen er et dokument, der er produceret af kollegiet og udstedt til en leverandør, efter at fakturaen er modtaget og matchet med en indkøbsordre og modtagende dokumenter. Godkendte værdibeviser bliver, når de behandles, til checks eller E-CHECK-betalinger.

IV. Politiske procedurer

Nedenstående procedurer skal implementeres for at overholde kollegiets kreditorpolitik og sikre, at kreditorbeløb er korrekte; registreres korrekt, præcist og effektivt; kun behandlet én gang; og behørigt dokumenteret i regnskabet. For at kunne behandle betalinger skal alle fakturaer godkendes efter kollegiets procedurer. Kreditorafdelingen skal overholde følgende procedurer:

1. Leverandører skal indtastes i Kollegaportalsystemet. 

2. Sælgere skal ikke betales, medmindre en udfyldt W-9 er indtastet i kollegaportalsystemet, og en beslutning er bestyrelsesgodkendt (hvis nødvendigt).

3. Fakturaer modtaget af AP-afdelingen skal være datostemplet.

4. Fakturaer skal sendes direkte til AP-afdelingen. Sendes en faktura direkte til den modtagende afdeling, er afdelingens ansvar at videresende fakturaen til AP-afdelingen umiddelbart efter gennemgang og anerkendelse af, at varerne er leveret som repræsenteret af sælger, og at ydelser i fakturaen er udført. Dette vil lette betaling inden for vilkår og vil mindske risikoen for forlagte, bortkomne eller tilbageholdte fakturaer, der forårsager forsinkelser i korrekt bogføring, og undgå højere omkostninger for kollegiet. Fakturaer bør ikke opbevares i afdelingens kontorer. 

5. Kun autoriseret personale i AP-afdelingen må logge ind på Kollegaportalsystemet og behandle fakturaer. 

6. Kreditorbilag skal understøttes med en original faktura, kollegiet godkendt indkøbsordre og dokumenteret modtagelse af varer og tjenesteydelser. Indkøbsordren og de modtagende data skal indtastes i Kollega af HCCC-medarbejdere. 

7. Fakturaen skal indeholde en detaljeret beskrivelse af de leverede ydelser eller leverede varer, dato(er) for levering af varerne eller ydelserne og HCCC-stedet, hvor ydelserne blev leveret eller varerne leveret. Betaling af fakturaer, der mangler tilstrækkelige oplysninger, kan blive forsinket, indtil alle nødvendige oplysninger er givet. 

8. Hvis fakturaen vedrører en delbetaling, skal sælgeren tydeligt angive arrangementet på fakturaen eller kontrakten. I disse situationer er sælgeren forpligtet til at levere samme niveau af dokumentation, som beskrevet i IV.7 ovenfor. 

9. Fakturanumre indtastes i Kollegaportalsystemet nøjagtigt som angivet af leverandøren. Ændring af fakturanummeret kan føre til dobbeltbehandling. Ændring er strengt forbudt, undtagen som tilladt af AP-afdelingen.

10. Indtastning af fakturaoplysninger er fuldstændig, nøjagtig og gyldig.

11. Alle varer og ydelser skal modtages i Kollegaportalsystemet af afdelingen. For ydelser og varer, der sendes direkte til bestillingsafdelingen, er bestillingsafdelingens ansvar at meddele AP-afdelingen, at ydelserne eller varerne er blevet tilfredsstillende modtaget og accepteret i systemet til betalingsprocessen. 

12. Forskelle mellem indkøbsordren og fakturaen skal markeres, undersøges og løses, inden betalinger behandles. Forskelle omfatter, men er ikke begrænset til, forskelligt leverandørnavn, mængde- eller dollar-uoverensstemmelse. 

13. Omsætningsafgift bør ikke inkluderes på nogen faktura, fordi kollegiet er en skattefritaget enhed. AP-afdelingen skal levere dokumentation til sælgeren for at understøtte skattefritagelsesstatus, herunder et momsfritagelsesnummer og et certifikat, hvis det er nødvendigt. 

14. Alle køb af anlægsaktiver behandles af AP-afdelingen. 

15. AP-afdelingen sender alle godkendte betalinger til den registrerede adresse. Alle betalinger, der involverer særlig håndtering, såsom forsendelser natten over eller personlig afhentning, kræver forhåndsgodkendelse. Brugen af ​​natforsendelse og hastebehandling af betalinger vil være begrænset til nødsituationer. 

16. AP-afdelingen behandler checks og foretager betalinger to gange om ugen. AP Department Check- og E-CHECK-betalinger behandles på skiftende dage. 

17. Studerendes refusion behandles i Bursar's Office, og checks udstedes gennem AP-afdelingen en gang om ugen.

18. Betaling med checkanmodning, som følger, bør bruges, når andre former for betaling (f.eks. indkøbsordre og kontantbevis) ikke er gældende. Enhver ordre på køb af varer skal behandles af indkøbsafdelingen.   

19. Manglende, duplikerede og lang udestående checks skal undersøges, inden der udstedes endnu en check. AP-afdelingschefen vil behandle alle kontroljusteringer i Kollegasystemet, efter at alle undersøgelser er afsluttet.

20. Positive løndata overføres til banken efter hver checkbetaling.

21. Eventuelle spørgsmål vedrørende denne politik skal rettes til AP-afdelingens officer. Spørgsmål kan sendes elektronisk til Kreditor på apFREEHUDSONCOUNTYCOMMUNITYCOLLEGE. Alternativt kan AP-afdelingschefen kontaktes på (201) 360-4055.

Godkendt af kabinettet: juli 2021
Relateret bestyrelsespolitik: Regnskab, Kreditorer

Vend tilbage til Policies and Procedures